Los imprevistos y eventos disruptivos forman parte de la realidad empresarial, ahora y en el pasado. Frente a ello, la elaboración de un plan de continuidad de negocio permite hacer frente a las contingencias de una forma más efectiva y rápida, volviendo a la normalidad rápidamente. Para realizarlo con éxito, es aconsejable seguir una serie de etapas.
Fases de un plan de continuidad de negocio
Para elaborar un plan de continuidad de negocio o PCN efectivo, que permita volver a la normalidad lo más rápido posible, es necesario seguir diferentes etapas.
1. Definir el propósito, alcance y objetivos del PCN
En este apartado, es necesario concretar las acciones para restablecer la actividad en caso de que se tuviera que parar por algún suceso inesperado. También es necesario definir el alcance dentro del negocio y, por último, los objetivos que pueden ser las respuestas y la vuelta a la normalidad lo más rápido posible.
2. Detallar los roles y responsabilidades
En un PCN se deben definir y describir los diferentes roles y cuáles serán sus funciones ante un evento disruptivo. En este punto es aconsejable determinar quién formará parte de un “gabinete de crisis”, para poder tomar las decisiones adecuadas frente a los diferentes sucesos.
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3. Escenarios y posibles desastres
En el plan de continuidad de negocio también se deben contemplar el máximo de escenarios o posibles desastres que afectarán a la actividad normal de la empresa. Pueden provocar interrupciones incendios en los edificios de la empresa, pandemias, huelgas, ataques terroristas, ataques informáticos, etc. La identificación de riesgos y escenarios es muy importante. Cuantos más se logren definir, mejor se diseñarán las respuestas cuando se interrumpa la actividad empresarial.
4. Acciones de respuesta frente a cada posible escenario
En este apartado se puntualizará cómo actuará la empresa y qué acciones llevará a cabo frente a los diferentes escenarios especificados en el apartado anterior. Por ejemplo, en un contexto de una pandemia, en que las personas no pueden ir a trabajar, la empresa deberá buscar la forma para que puedan realizar sus actividades desde el hogar.
Al tener toda esta información documentada y detallada, será más fácil poder reactivar las actividades que si se improvisara ante las contingencias que puedan darse.
5. Acciones para recuperar la normalidad
Después de las acciones de respuesta, se deben detallar las acciones que se llevarán a cabo para recuperar la normalidad. Es importante definir los pasos que se seguirán, así como el nivel de intervención de cada persona, sus respectivos roles, evitando al máximo la improvisación.
6. Recursos necesarios para el plan de continuidad de negocio
Determinar qué recursos serán necesarios en el plan de continuidad de negocio, tanto en el momento de respuesta frente a sucesos inesperados como también para volver a la normalidad. Se deberá detallar si serán necesarios equipamientos extras o se deberán destinar medios adicionales para poder reactivar el negocio.
Como ejemplo, tenemos el escenario actual provocado por la pandemia del Covid-19. Muchas empresas se han visto obligadas a comprar equipos de protección individual extras, como mascarillas, guantes, batas y separaciones de plástico.
7. Dependencias internas y externas
En este punto se indica de dónde se obtendrán los recursos necesarios y quienes serán los proveedores, asegurándose que estarán disponibles. Para evitar confusiones y estrés, es importante detallarlos con todos sus nombres y datos de contacto. De esa forma, agilizar al máximo el proceso de vuelta a la normalidad frente a una situación de desastre.
Informes sobre los diferentes escenarios
El informe sirve para complementar el PCN. En este documento se explica cómo se han llevado a cabo las acciones frente a las diferentes situaciones. Se especifica cómo se ha actuado, quiénes han sido los agentes participantes, tiempos de respuesta, fallos que han ocurrido, observaciones y comentarios.
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