7 pasos para implementar un plan de continuidad de negocio

por Alejandro Riveros
11/09/23
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Los imprevistos y eventos disruptivos forman parte de la realidad empresarial, ahora y en el pasado. Frente a ello, la elaboración de un plan de continuidad de negocio permite hacer frente a las contingencias de una forma más efectiva y rápida, volviendo a la normalidad rápidamente. Para realizarlo con éxito, es aconsejable seguir una serie de etapas.

Cómo hacer un plan de continuidad de negocio

Para elaborar un plan de continuidad de negocio o PCN efectivo, que permita volver a la normalidad lo más rápido posible, es necesario seguir diferentes etapas.

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1. Definir el propósito, alcance y objetivos del PCN

En este apartado, es necesario concretar las acciones para restablecer la actividad en caso de que se tuviera que parar por algún suceso inesperado. También es necesario definir el alcance dentro del negocio y, por último, los objetivos que pueden ser las respuestas y la vuelta a la normalidad lo más rápido posible.

2. Detallar los roles y responsabilidades

En un PCN se deben definir y describir los diferentes roles y cuáles serán sus funciones ante un evento disruptivo. En este punto es aconsejable determinar quién formará parte de un “gabinete de crisis”, para poder tomar las decisiones adecuadas frente a los diferentes sucesos.

3. Escenarios y posibles desastres

En el plan de continuidad de negocio también se deben contemplar el máximo de escenarios o posibles desastres que afectarán a la actividad normal de la empresa. Pueden provocar interrupciones incendios en los edificios de la empresa, pandemias, huelgas, ataques terroristas, ataques informáticos, etc. La identificación de riesgos y escenarios es muy importante. Cuantos más se logren definir, mejor se diseñarán las respuestas cuando se interrumpa la actividad empresarial.

4. Acciones de respuesta frente a cada posible escenario

En este apartado se puntualizará cómo actuará la empresa y qué acciones llevará a cabo frente a los diferentes escenarios especificados en el apartado anterior. Por ejemplo, en un contexto de una pandemia, en que las personas no pueden ir a trabajar, la empresa deberá buscar la forma para que puedan realizar sus actividades desde el hogar.

Al tener toda esta información documentada y detallada en el plan de seguimiento y continuidad, será más fácil poder reactivar las actividades que si se improvisara ante las contingencias que puedan darse.

5. Acciones para recuperar la normalidad

Después de las acciones de respuesta, se deben detallar las acciones que se llevarán a cabo para recuperar la normalidad dentro del plan de continuidad del negocio o bcp. Es importante definir los pasos que se seguirán, así como el nivel de intervención de cada persona, sus respectivos roles, evitando al máximo la improvisación.

6. Recursos necesarios para el plan de continuidad de negocio

Determinar qué recursos serán necesarios en el plan de continuidad de negocio, tanto en el momento de respuesta frente a sucesos inesperados como también para volver a la normalidad. Se deberá detallar si serán necesarios equipamientos extras o se deberán destinar medios adicionales para poder reactivar el negocio.

7. Dependencias internas y externas

En este punto se indica de dónde se obtendrán los recursos necesarios y quienes serán los proveedores, asegurándose que estarán disponibles. Para evitar confusiones y estrés, es importante detallarlos con todos sus nombres y datos de contacto. De esa forma, agilizar al máximo el proceso de vuelta a la normalidad frente a una situación de desastre.

Informes sobre los diferentes escenarios

El informe sirve para complementar el PCN. En este documento se explica cómo se han llevado a cabo las acciones frente a las diferentes situaciones. Se especifica cómo se ha actuado, quiénes han sido los agentes participantes, tiempos de respuesta, fallos que han ocurrido, observaciones y comentarios.

Etapas de un proyecto de continuidad

Para cualquier empresa es muy importante seguir llevando a cabo todas sus operaciones independientemente del contexto en el que se encuentre y los sucesos que puedan ocurrir. En este sentido, es aconsejable seguir las etapas de un proyecto de continuidad de negocio. De esta forma, la organización se asegurará de que no se verá afectada ante cualquier incidencia inesperada. En este artículo vamos a ver en qué consiste esas etapas. Aquí veremos cuáles son las fases de continuidad del negocio.

Etapa 1: El análisis

Esta es una de las etapas más importantes dentro del proyecto de continuidad de negocio. Es un análisis de riesgos en el que se realiza una panorámica de la situación actual y se estudian las amenazas que podrían afectar a la continuidad del negocio. También se estudia qué impacto tendrían en la organización en el supuesto de que ocurrieran las contingencias analizadas.

Etapa 2: La estrategia de continuidad

La estrategia de continuidad de negocio define todo lo que la empresa necesita para asegurarse que no habrá una interrupción de las actividades ni del negocio. Por ejemplo, en el caso de una empresa que tiene un call center. Esta organización se puede plantear abrir una segunda sede en otro país para asegurarse que su servicio no se interrumpirá en caso de que ocurra algún desastre que afecte a las instalaciones.

Etapa 3: El Plan de Continuidad de Negocio (PCN)

Esta es otra de las etapas estrella de un proyecto en continuidad de negocio. En el PCN se identifican los diferentes escenarios que pueden provocar una interrupción de los servicios. Se deben considerar los incendios, desastres naturales, enfermedades, ataques informáticos, sustracción de información, averías de equipos, etc. En esta etapa se identificarán las acciones que se llevarán a cabo para volver a la normalidad para cada escenario posible.

Dentro del Plan de Continuidad de Negocio hay dos etapas: la etapa de respuesta y una etapa de recuperación. En la etapa de respuesta se define qué y cómo se llevará a cabo las acciones definidas si ocurriera uno de los sucesos detallados en el PCN.

La etapa de recuperación describe el proceso que llevará a cabo el restablecimiento de las actividades tal y como se llevaban a cabo antes de darse el escenario que ha afectado la continuidad de negocio.

Etapa 4: Las pruebas

En esta fase se realizan pruebas prácticas para asegurarse de que todo lo que se ha escrito y detallado en el PCN funcione correctamente y con la agilidad suficiente. Una de las formas de realizar las pruebas es mediante simulacros, formaciones y reuniones con todo el personal. De esta manera, todos los miembros del organigrama empresarial conocerán qué se debe hacer frente a un suceso que afecta a sus actividades: dónde ir, con quién comunicarse e incluso cómo afectará sus funciones.

Gracias a estas pruebas, se podrá evaluar si lo que se ha definido en el PCN es correcto o si se deben hacer modificaciones. La realización de simulacros es muy útil en caso de que haya incendios u otros sucesos que afecten físicamente al lugar de trabajo. También servirá para conocer cuánto tiempo se necesitará para reactivar el servicio de la empresa.

Diferencias entre un plan de contingencia y un plan de continuidad

El plan de contingencia y el plan de continuidad son claves en este punto. Si bien, aunque son dos términos parecidos, no significan lo mismo en la práctica.

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En este contenido abordamos las diferencias y características del plan de contingencia y continuidad de negocio. Además, podrás entender la importancia que el profesional capaz de llevar a cabo estos planes ha adquirido en el mercado actual.

Los eventos que pueden paralizar las operaciones comerciales no son predecibles. En este grupo están incluidos los ataques terroristas, los ciberataques y los desastres naturales, incluidas las inundaciones, los terremotos y los incendios o las pandemias. Estos parones en la actividad cuestan a las empresas dinero, tiempo, lealtad de los clientes y participación de mercado.

Dado que nadie puede predecir eventos futuros, las empresas deben, por lo tanto, implementar medidas para garantizar que continúen funcionando incluso después de que ocurran estos eventos desafortunados. Entre estas medidas se encuentran los planes de continuidad del negocio y los planes de contingencia.

Diferencias entre un plan de contingencia y de un plan de continuidad de negocio

A menudo, el plan de contingencia y el plan de continuidad de negocio son dos conceptos que se confunden. Un plan de contingencia es aquel que desplegamos en el momento en el que estamos en mitad de la crisis. Las medidas que implementamos en este tipo de plan están enfocadas a intentar capear el temporal, para sobrevivir y seguir funcionando.

El plan de recuperación se suele hacer de manera o bien paralela o bien posterior. Es el que está encaminado a que todo vuelva a estar inmediatamente como el momento anterior a que hemos tenido este evento.

El plan de contingencia

Una contingencia se refiere a actividades o eventos que ocurren más allá del rango normal de operaciones organizacionales. Por lo tanto, un plan de contingencia es un plan definido y procesable que se implementará si ocurre un riesgo comercial identificado o un evento desafortunado. Los planes de contingencia son parte de la gestión de riesgos y se pueden crear para riesgos identificados o no identificados. También se pueden crear para aprovechar oportunidades estratégicas.

Un plan de contingencia no es solo una necesidad para las grandes empresas, ya que las pequeñas y medianas empresas también pueden verse afectadas por eventos imprevistos.

También se pueden adaptar a departamentos específicos. Por ejemplo, la necesidad de proteger, restaurar y utilizar datos en una organización puede requerir un plan de contingencia del departamento de servicios de información.

La importancia de los planes de contingencia radica en que permiten que las organizaciones reanuden las funciones comerciales normales lo más rápido posible después de que haya ocurrido un evento imprevisto.

Un buen plan de contingencia debe incluir:

  • Desastres naturales como terremotos, incendios y huracanes.
  • Crisis, incluidas lesiones y accidentes en el lugar de trabajo.
  • Personal como huelgas y muertes de empleados.
  • Pérdida de datos.
  • Problemas de productos, como reubicaciones de planes.
  • Mala gestión, como destrucción accidental y robo.

El proceso de desarrollo de un plan de contingencia implica la identificación de operaciones y sectores comerciales esenciales y la determinación de cómo estos procesos pueden verse afectados por la ocurrencia de eventos imprevistos. Se deben identificar y documentar las acciones que serían necesarias para devolverlos a sus operaciones normales, incluidos los recursos que se necesitarían para ello. Un buen plan de contingencia incorpora cada área funcional en una organización.

Existen similitudes entre la continuidad del negocio y el plan de contingencia porque ambos implican la aplicación de medidas para que las empresas operen incluso después de que hayan ocurrido eventos sin precedentes.

Diferencias entre la continuidad del negocio y el plan de contingencia

La continuidad del negocio se refiere a la capacidad de las empresas para llevar a cabo sus actividades y funciones normales después de que hayan ocurrido eventos no planificados.  Por otro lado, un plan de contingencia se refiere a un plan procesable y definido que se promulgará si ocurre un riesgo comercial

Si bien la continuidad del negocio se basa en el concepto de supervivencia del negocio después de la ocurrencia de eventos sin precedentes, la planificación de contingencias se basa en el concepto de preparación de todo tipo de interrupciones y pasos que deben s

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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