Elementos para determinar el presupuesto de un proyecto

por Alejandro Riveros
18/01/21
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La elaboración de un presupuesto es clave para la gestión de proyectos, ya que ayuda a planificar, desarrollar y usar los costes de manera efectiva. Cuando se manejan los principios para la elaboración del presupuesto de un proyecto, se está bien situado para una firme administración de los costes del mismo, lo cual incrementará su capacidad de éxito a lo largo del proceso de planificación, ejecución, control y cierre.

Determinar el presupuesto según el PMBOK® Guide

El PMBOK® Guide, la guía de referencia internacional para la dirección de proyectos empresariales, hace alusión a la elaboración del presupuesto en project management. En este sentido, considera que calcular el presupuesto es el proceso “que consiste en sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada”. Es decir, que el presupuesto del proyecto conforma todos aquellos fondos autorizados para ejecutar las actividades propuestas.

En la práctica, el presupuesto es un documento que indica cuánto dinero necesitamos para realizar las actividades del proyecto. Esto exige pensar rigurosamente las consecuencias de la planificación de las actividades, sobretodo porque en algunos momentos la realidad de los proyectos obliga a replantear los planes de acción presupuestaria.

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Para elaborar el presupuesto se necesitan la siguiente información de entrada:

Más elementos para la elaboración del presupuesto

Junto a la información mencionada el presupuesto de un proyecto también puede contener los siguientes elementos:

  • Análisis de la financiación o análisis de reserva: Este determina la cuantía destinadas a las contingencias, imprevistos y cambios en el curso del proyecto. Es un elemento complementario a la estimación de costes.
  • Recopilación financiera de los registros históricos: Algunas organizaciones la tienen en cuenta a la hora de elaborar su presupuesto. Esto genera mayor realismo y confiabilidad a los stakeholders.

Toda la información del presupuesto debe ser retroalimentada hacia las diferentes fases del proyecto y documentada de manera integral.

Al finalizar la preparación del proyecto, debemos tener una línea base de los costes del proyecto, denominada BAC. Esta se usa para monitorear y controlar el desempeño del proyecto en cuanto a los costes del mismo. En algunos proyectos se utiliza la PMB o medición de desempeño. Esta estructura permite la elaboración de tablas e informes clasificados de diversa manera organizados en las cabeceras de las columnas y las filas. Los proyectos grandes pueden tener varios presupuestos base del proyecto, por ejemplo, uno para los pagos y otro para flujo de carga. Veamos un ejemplo de presupuesto de un pequeño proyecto de obras civiles:

Ejemplo de presupuesto de proyecto

El control de costes del proyecto

Una vez definido el presupuesto, será importante realizar el control de costes del mismo. Un adecuado control de presupuesto estudia la forma de intervenir en los factores que podrían crear cambios o imprevistos sobre el presupuesto del proyecto y permite asegurar que estos cambios sean beneficiosos. También anticipa los cambios en el presupuesto y gestiona todos los cambios que se lleguen a producir, por eso este proceso está integrado con el proceso de control de cambios.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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