Durante la realización de proyectos de gran envergadura se recopila mucha información, que es importante documentar. En este sentido, una de las formas de ser más eficiente y mejorar la organización del proyecto es mediante el uso de paquetes de trabajo dentro de una estructura de desglose.
¿Qué son los paquetes de trabajo en un proyecto?
Los paquetes de trabajo en un proyecto son una descripción cualitativa y cuantitativa de las diferentes tareas que se llevarán a cabo durante la realización de este. Es una forma de estructurar, organizar y hacer más manejable el trabajo de los equipos que participan.
Los paquetes de trabajo forman parte de la conocida estructura de desglose de trabajo (EDT) o WBS, por sus siglas en inglés: Work Breakdown Structure. La EDT es una jerarquía que sirve para tener bien definido y organizado el trabajo que se va a realizar en un proyecto y los resultados que se quieren lograr.
En este caso, los paquetes de trabajo se ubican en el último nivel de estas estructuras jerárquicas del EDT, definiendo, detallando y especificando las diferentes tareas o trabajos.
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Organización e información recopilada en un paquete de trabajo
Los paquetes de trabajo son los elementos finales en la EDT y suelen tener la siguiente información:
- Fechas de inicio y finalización.
- Descripciones de los trabajos y tareas a realizar.
- Asignación de responsables.
- Resultados esperados.
Actualmente no existen especificaciones teóricas sobre la información que deben contener los paquetes de trabajo. Tampoco hay nada establecido sobre cuántos paquetes de trabajo puede tener una EDT. Cada empresa o proyecto lo establecerá según sus necesidades y envergadura de los proyectos.
Cuanta más información contenga un paquete de trabajo, mejores resultados se lograrán y más facilitará la planificación del proyecto. Además, será más fácil monitorear el desarrollo, simplificando el trabajo a todas las partes participantes.
Para qué sirve el paquete de trabajo en el desarrollo de proyectos
Los paquetes de trabajo en los proyectos son muy útiles cuando existen subproyectos que son parecidos entre sí. Su función principal es reducir la complejidad, sobre todo en proyectos de gran envergadura.
Es la mejor forma de mantener la organización y, además, sirve como una línea de seguimiento durante todo el proceso. Mediante la asignación de tareas, plazos, costes y recursos, es más fácil lograr estimar tanto el precio final como las fechas de finalización. De esta manera, se logra maximizar la eficiencia en la gestión de proyectos.
Formación para establecer paquetes de trabajo en proyectos
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