La comunicación se constituye en un elemento clave a la hora de gestionar procesos de cambios organizacionales en un Proyecto. De esta forma, cuando una organización se propone realizar un cambio importante, como la reestructuración de un departamento o una adaptación al nuevo entorno tecnológico, es esencial que el Director de Proyectos o Project Manager sepa manejar adecuadamente la comunicación.

Y es que las organizaciones están formadas por personas, cada una con una percepción y una personalidad distinta. Con lo cual, una comunicación lineal para todos los miembros de un equipo no será efectiva para gestionar adecuadamente el cambio.

Los procesos de cambio generan incertidumbre en todos los niveles en las personas que forman parte de un proyecto. El cambio afecta a personas, pero también a los procesos, y a la propia cultura organizacional de la compañía. En este sentido, el Project Manager se tiene encargar de que este cambio reduzca la incertidumbre, para afectar lo menos posible a la productividad.

Comunicar frente a la resistencia al cambio

Las causas de resistencia al cambio, que es algo natural dentro de estos procesos, suelen ser:

• Miedo a lo desconocido.
• Miedo al fracaso.
• Resistencia a experimentar.
• Falta de tacto de quien introduce el cambio.
• Percepción de amenazas (¿me van a echar? ¿Me van a subir el sueldo?).

Esta resistencia suele ser mayor en las personas que llevan más tiempo en la organización. Ante ello, sin embargo, la mejor herramienta es la comunicación.

De esta forma, llevar una buena comunicación permitirá explicar mejor los cambios que se van a producir en la organización. Además, ayudará a conseguir el cambio de hábitos, que es necesario dentro de ese cambio organizacional.

Comunicar para influir y conectar

El objetivo en estos casos es que la comunicación influya en las personas y ayude a reducir su incertidumbre sobre su futuro, o sobre el cambio de sus objetivos. Para ello se pueden utilizar numerosas herramientas de comunicación interna (manual del empleado, intranets, memorándums, etc.).

Una buena estrategia de comunicación interna en la gestión del cambio organizacional de un proyecto ha de tratar de saber qué cosas les motivan a las personas, y cuáles les genera conflictos. El primer paso, por tanto, será la creación de un mapa de empatía, que ayude a conocer sus motivaciones. A raíz de ello, será más fácil entablar una comunicación que consiga influenciar en ellas.

Así, el plan de comunicación en un Proyecto de gestión del cambio debe dar respuesta a las preocupaciones del empleado. Además, debe ejecutarse con mensajes dirigidos a las personas, en función de lo analizado en el mapa de empatía.

Evitar el fracaso del Proyecto

Dada su importancia, el Plan de Comunicación ha de estar alineado como un elemento más del proyecto de gestión del cambio organizacional. Solo así se logrará evitar el fracaso del mismo. Y es que, el éxito de un proceso de este tipo podría radicar en un 50% en las habilidades de Comunicación del Project Manager y en un 38% en el manejo de los conflictos.

Puedes completar esta información y conocer más elementos de comunicación en Proyectos en el webinar impartido por Charo Fresneda sobre ‘Estrategias de comunicación para liderar los cambios organizacionales en proyectos’  para EALDE Business School.