La gestión del alcance de un Proyecto es una parte esencial para el desarrollo del mismo. En ella se incluyen los procesos que van a determinar el trabajo del proyecto y los necesarios para que dicho trabajo sea completado con éxito. Es decir, se trata de establecer qué trabajos están y cuales no están incluidos en la realización del proyecto. De esta forma, el profesional que quiera dedicarse a la Dirección de Proyectos ha de conocer los procesos para la gestión del alcance en proyectos.
Los procesos para definir el trabajo a realizar durante un proyecto
La gestión del alcance se realiza en los procesos de planificación y de seguimiento y control del proyecto. En total se pueden identificar hasta seis procesos distintos. Todos ellos son recomendados por el Project Management Institute (PMI), el organismo internacional más importante en Dirección de Proyectos.
1. Cómo elaborar el plan de gestión del alcance
El plan de gestión del alcance de un proyecto es básico en Project Management. Consiste en documentar cómo serán definidos, validados y controlados el alcance del proyecto y del producto. De esta forma, servirá como una guía sobre cómo se va a gestionar el alcance a lo largo de todo el proyecto. Esto es aplicable a cualquier proyecto, ya sea de ingeniería o de desarrollo de software, por ejemplo.
2. La recopilación de los requisitos del proyecto
Otro proceso de la gestión del alcance de un proyecto consiste en crear un plan de gestión de los requisitos. En él se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto. Estos requisitos tendrán que negociarse con los interesados en el proyecto, es decir, con los clientes. De esta forma, se garantiza que el producto o servicio final cumpla con lo estipulado.
3. Definir el alcance en Project Management
Definir el alcance de un proyecto consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Esto implica definir los límites del producto, servicio o resultado y los criterios de aceptación por parte del cliente. También deben documentarse en este proceso de gestión del alcance en proyectos los entregables del proyecto, así como los riesgos iniciales identificados o la estimación del coste total. Esto se representa en el llamado enunciado del alcance del proyecto.
4. Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) en Proyectos
Una vez definido el alcance, el siguiente paso consistirá en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del mismo en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Esto se lleva a cabo mediante la EDT/WBS. Se trata, básicamente, de una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto. La EDT se puede representar gráficamente, indicando las distintas actividades del proyecto y sus responsables asignados.
5. Controlar el alcance de un proyecto
El último proceso en la gestión del alcance de un proyecto es la supervisión y control del mismo. Este concepto se refiere tanto a validar que se ha realizado una correcta entrega y aceptación de todo el trabajo incluido en el alcance del proyecto, como a medir su progreso, valorar su rendimiento, y gestionar adecuadamente los cambios de alcance que hayan sido acordados.
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La gestión del alcance en proyectos es abordada en profundidad en el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. Se trata de un máster online que capacita para dirigir proyectos de gran envergadura. El programa cuenta con cursos específicos en metodologías ágiles. La titulación dispone de becas y ayudas al estudio que pueden cubrir una parte importante del importe de la matrícula.
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