Microsoft Project en la Gestión de Proyectos

por Alejandro Riveros
23/08/16
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Microsoft Project es una herramienta que pretende facilitar y optimizar el trabajo diario en la gestión de proyectos. El Project Management puede beneficiarse de este instrumento para la creación y gestión de tareas, recursos, diagramas y caminos críticos.

  • Tareas. El primer paso de la creación de un proyecto es el establecimiento de las tareas a realizar. En Microsoft Project, con una apariencia muy similar a la de Microsoft Excel, se puede crear fácilmente un listado de tareas, estableciendo aquellas que han de estar relacionadas o imponiendo restricciones a las que lo necesiten. En las hojas de tareas figuran aspectos como el nombre, duración, fechas e información. Además, Microsoft Project ofrece la posibilidad de configurar diferentes vistas.
  • Recursos. Para llevar a cabo las tareas, se necesitan recursos. Los recursos incluyen personas, equipos, instalaciones, … que se necesitan para la realización de las tareas; además, habrá que establecer la disponibilidad de cada uno, estableciendo períodos laborales, vacaciones, festivos, etc. En las fichas de recurso aparecen elementos como el nombre, etiquetas y la capacidad del recurso para la tarea.
  • Diagrama de Gantt. Se trata de una de las herramientas más familiares para la visualización del progreso de un proyecto. Es una de las visualizaciones más utilizadas en Microsoft Project. Con este diagrama, cada tarea es representada por una barra horizontal. Si una tarea depende de otra, esa dependencia también se muestra. La longitud de las barras indican la duración de la tarea. Las relaciones entre las tareas se representan con líneas que conectan las barras individuales. Además, en el diagrama también se muestra el nombre del recurso asignado a la tarea.
  • Diagrama de Red. Al igual que el Diagrama de Gantt, es otra representación visual del proyecto. En Microsoft Project se usa fundamentalmente para ver las interdependencias entre las distintas tareas y centrarse en sus relaciones. En esta visualización cada tarea se representa por un recuadro denominado “nodo” que contiene información sobre ella.
  • Camino crítico. Está compuesto por todas las tareas críticas. Microsoft Project muestra este camino que permite resaltar aquellas tareas que influyen en la finalización del proyecto.

Toda la información de la que se dispone en el manejo de proyectos se puede introducir en Microsoft Project. Con esta herramienta la información va a estar siempre disponible y su control e incorporación de cambios será posible.

Información extraída del webinar impartido por Alicia Fernández Cisneros para EALDE Business School.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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