La transformación digital ha calado con fuerza en el mundo de los negocios. De hecho, la implementación de los softwares más modernos ya es una cuestión de supervivencia empresarial.

Pero, ¿cuáles son las principales herramientas que deben tener en cuenta las organizaciones actuales? Y como profesional, ¿qué tipo de aplicaciones debes manejar?

A continuación, hablaremos de una de ellas, Microsoft Project, y de su papel en la gestión de proyectos.

¿La conoces? Sea cual sea tu respuesta, te recomendamos seguir de cerca sus actualizaciones y formarte para sacarle el máximo partido. Te resultará esencial en tu día a día como director o gestor de proyectos. 

Qué es Microsoft Project

Microsoft Project, también conocido como MS Project, es un programa de administración de proyectos muy sencillo de utilizar.

Si bien es cierto que su primera versión vio la luz en 1984, con el paso del tiempo se ha ido actualizando para dar respuesta a las necesidades de las empresas contemporáneas.

Así pues, es una herramienta con el sello de calidad de Microsoft que sirve para gestionar de forma integral todo tipo de proyectos. Desde su fase de planificación hasta su entrega final.

De igual modo, MS Project puede generar flujos de trabajo de manera automática. Algo vital en términos de rendimiento corporativo si tenemos en cuenta los fundamentos de la dirección de proyectos.

¿Qué se hace con Project?

Después de este repaso a qué es el software de Microsoft Project, nos gustaría entrar en detalle sobre sus principales funciones.

Planificar, gestionar, controlar y seguir los proyectos son las bases de esta herramienta. No obstante, conviene valorar con atención cada cuestión para que aprendas a sacar a flote todo su potencial.

Recuerda que estamos ante una herramienta básica para cualquier Project Manager. ¡Conviértela en tu mayor aliada!

Gestión y planificación

Con Microsoft Project puedes crear una lista con todas las tareas pendientes en el desarrollo de un proyecto. Las cuales se organizan según su precedencia o duración.

También podrás generar tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios personalizados. Es decir, tendrás una visión global de las tareas para así gestionarlas de manera ejemplar.

Colaboración

El trabajo colaborativo es una de las grandes fortalezas de la digitalización empresarial y el software Microsoft Project no es ajeno a esta realidad.

El programa es multiplataforma, incentivando así el trabajo a distancia. Todo ello en un entorno al que cada miembro del equipo puede acceder de manera personal.

La coordinación y la comunicación entre los trabajadores mejorará drásticamente.

Seguridad

Project Microsoft bloquea transversalmente el acceso al software de quienes no forman parte del proyecto en cuestión.

Una apuesta por la ciberseguridad y la privacidad de los datos que optimiza los parámetros de protección para la compañía en su conjunto.

Optimización de recursos

Reducir los costes operativos es una misión esencial para la estabilidad financiera y el desarrollo empresarial.

Ahora, con Microsoft Project, se optimizan los recursos que se destinan a cada proyecto. Asimismo, el programa produce informes presupuestarios y hojas de tiempo tanto para la facturación como para la gestión de las nóminas.

Principales elementos de Microsoft Project

Como hemos visto, Microsoft Project es una herramienta que pretende facilitar y optimizar el trabajo diario en la gestión de proyectos. 

En este sentido, el Project Management puede beneficiarse de este instrumento para la creación y gestión de tareas, recursos, diagramas y caminos críticos.

• Tareas. El primer paso de la creación de un proyecto es el establecimiento de las tareas a realizar. En Microsoft Project, con una apariencia muy similar a la de Microsoft Excel, se puede crear fácilmente un listado de tareas, estableciendo aquellas que han de estar relacionadas o imponiendo restricciones a las que lo necesiten. En las hojas de tareas figuran aspectos como el nombre, duración, fechas e información. Además, Microsoft Project ofrece la posibilidad de configurar diferentes vistas.
• Recursos. Para llevar a cabo las tareas, se necesitan recursos. Los recursos incluyen personas, equipos, instalaciones, … que se necesitan para la realización de las tareas; además, habrá que determinar la disponibilidad de cada uno, estableciendo períodos laborales, vacaciones, festivos, etc. En las fichas de recurso aparecen elementos como el nombre, etiquetas y la capacidad del recurso para la tarea.
• Diagrama de Gantt. Se trata de una de las herramientas más familiares para la visualización del progreso de un proyecto. Es una de las visualizaciones más utilizadas en Microsoft Project. Con este diagrama, cada tarea es representada por una barra horizontal. Si una tarea depende de otra, esa dependencia también se muestra. La longitud de las barras indican la duración de la tarea. Las relaciones entre las tareas se representan con líneas que conectan las barras individuales. Además, en el diagrama también se muestra el nombre del recurso asignado a la tarea.
• Diagrama de Red. Al igual que el Diagrama de Gantt, es otra representación visual del proyecto. En Microsoft Project se usa fundamentalmente para ver las interdependencias entre las distintas tareas y centrarse en sus relaciones. En esta visualización cada tarea se representa por un recuadro denominado “nodo” que contiene información sobre ella.
• Camino crítico. Está compuesto por todas las tareas críticas. Microsoft Project muestra este camino que permite resaltar aquellas tareas que influyen en la finalización del proyecto.

Beneficios de trabajar con Project Microsoft

Ya sabes qué es Microsoft Project y qué puedes hacer con el programa. Solo queda algo por responder: ¿cuáles son sus beneficios?

Te dejamos con los más evidentes:

• Cumplimiento de los plazos. Al mejorar la organización y tener claras las tareas pendientes, los empleados lo tendrán más fácil para cumplir con los plazos establecidos.
• Mejora en la toma de decisiones. Cuanta más información tengas como Project Manager, mejores serán tus decisiones. MS Project te indica todo lo que debes saber en cada fase del proyecto.
• Integración digital. Al pertenecer a Microsoft, esta herramienta se integra con el resto de los programas de la compañía en pro de una digitalización corporativa eficaz.

Máster en Dirección de Proyectos

Puede que un programa como Microsoft Project simplifique en gran medida las tareas de los Project Managers. No obstante, esta herramienta no sirve de nada si no hay un buen profesional a los mandos.

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