Microsoft Project es una herramienta que pretende facilitar y optimizar el trabajo diario en la gestión de proyectos. El Project Management puede beneficiarse de este instrumento para la creación y gestión de tareas, recursos, diagramas y caminos críticos.
- Tareas. El primer paso de la creación de un proyecto es el establecimiento de las tareas a realizar. En Microsoft Project, con una apariencia muy similar a la de Microsoft Excel, se puede crear fácilmente un listado de tareas, estableciendo aquellas que han de estar relacionadas o imponiendo restricciones a las que lo necesiten. En las hojas de tareas figuran aspectos como el nombre, duración, fechas e información. Además, Microsoft Project ofrece la posibilidad de configurar diferentes vistas.
- Recursos. Para llevar a cabo las tareas, se necesitan recursos. Los recursos incluyen personas, equipos, instalaciones, … que se necesitan para la realización de las tareas; además, habrá que establecer la disponibilidad de cada uno, estableciendo períodos laborales, vacaciones, festivos, etc. En las fichas de recurso aparecen elementos como el nombre, etiquetas y la capacidad del recurso para la tarea.
- Diagrama de Gantt. Se trata de una de las herramientas más familiares para la visualización del progreso de un proyecto. Es una de las visualizaciones más utilizadas en Microsoft Project. Con este diagrama, cada tarea es representada por una barra horizontal. Si una tarea depende de otra, esa dependencia también se muestra. La longitud de las barras indican la duración de la tarea. Las relaciones entre las tareas se representan con líneas que conectan las barras individuales. Además, en el diagrama también se muestra el nombre del recurso asignado a la tarea.
- Diagrama de Red. Al igual que el Diagrama de Gantt, es otra representación visual del proyecto. En Microsoft Project se usa fundamentalmente para ver las interdependencias entre las distintas tareas y centrarse en sus relaciones. En esta visualización cada tarea se representa por un recuadro denominado “nodo” que contiene información sobre ella.
- Camino crítico. Está compuesto por todas las tareas críticas. Microsoft Project muestra este camino que permite resaltar aquellas tareas que influyen en la finalización del proyecto.
Toda la información de la que se dispone en el manejo de proyectos se puede introducir en Microsoft Project. Con esta herramienta la información va a estar siempre disponible y su control e incorporación de cambios será posible.
Información extraída del webinar impartido por Alicia Fernández Cisneros para EALDE Business School.
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