Cómo gestionar una no conformidad en ISO 9001:2015

La ISO 9001:2015 es la normativa internacional que establece los requisitos para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en una empresa u organización. Entre los requisitos de esta norma se encuentran las no conformidades y las acciones correctivas. Es fundamental, por tanto, que todo experto en Gestión de Riesgos conozca qué es una no conformidad en ISO 9001:2015 y sepa gestionarla.

Definición de no conformidad en ISO 9001

Por definición, la no conformidad viene a ser el incumplimiento de un requisito. Pueden ser requisitos de la propia norma ISO 9001, requisitos legales, etc. Por lo tanto, cualquier tipo de incumplimiento, ya sea uno muy puntual o sistemático, queda dentro de la definición de no conformidad. Es importante tener en cuenta que las no conformidades no solo se encuentran a partir de las auditorías, sino que existen más vías. Pueden aparecer, por ejemplo, durante una evaluación de riesgos realizada por la compañía.

Cómo gestionar una no conformidad en un Sistema de Gestión de la Calidad

El primer aspecto a tener en cuenta para el tratamiento de una no conformidad en ISO 9001 es que ésta no tiene por qué ser algo negativo. De hecho, encontrar una no conformidad es una gran oportunidad para trabajar las oportunidades de futuro y así evitar que vuelva a surgir un incumplimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.

Cuando se descubre una no conformidad lo habitual es analizar y reaccionar a lo que está sucediendo y tomar una acción paras controlarla. Por otro lado, también tenemos que evaluar la necesidad de tomar acciones correctivas, es decir, acciones que van a eliminar la causa que ocasionó esa no conformidad. Una vez que están implementadas estas acciones, es necesario darles un tiempo antes de evaluar la eficacia de las mismas.

En ocasiones, es posible que el trabajo que se ha hecho para eliminar la causa raíz de la no conformidad genere cambios que impacten en el propio sistema de gestión. Incluso puede ocurrir que la organización tenga que revisar y actualizar la matriz de riesgos y oportunidades que como parte de ISO 9001 había determinado en la etapa de planificación y gestión.

Documentar las no conformidades ISO 9001

La propia norma ISO 9001 deja claro que se deben documentar todos los análisis y todas las acciones que se tomen en torno al incumplimiento detectado. Esto servirá como entrada para las revisiones que realice la dirección. La documentación funcionará, así, como una base de las experiencias que se han ido generando, tal vez no tan positivas, pero que han permitido trabajarlas y aprender de ellas. Tener todo lo registrado será de gran utilidad con el tiempo.

Una vez que se ha trabajado en las organizaciones las no conformidades, se tendrán que revisarse para poder cerrarlas. Si fueron detectadas en una auditoría, por ejemplo, lo lógico sería que el cierre lo hiciera el auditor líder de esa auditoría. Si se han detectado en otras circunstancias, sin embargo, podría ser el responsable del sistema de gestión, el comité que se forme dentro de la organización o el responsable del proceso afectado el encargado de cerrar la no conformidad.

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