Claves para la negociación de adquisiciones de un proyecto

por Alejandro Riveros
19/08/20
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La gestión de adquisiciones o compras de un proyecto consiste en adquirir aquellos productos, servicios o resultados que se necesitan obtener de forma externa y que requiere el equipo del proyecto. Para esta gestión, la empresa puede encarnar el rol de compradora o de vendedora de esos productos del proyecto. El PMBOK® Guide, guía de referencia en Project Management, recoge numerosos aspectos para la correcta gestión de las adquisiciones de un proyecto. Entre ellos, se encuentra la negociación de adquisiciones del proyecto. Se trata de un elemento que debe dominar todo profesional que pretenda dedicarse a la Dirección de Proyectos, porque puede ser determinante para el éxito o fracaso del proyecto.

Cómo se negocian las compras de un proyecto

El proceso de negociación previo a la compra de adquisiciones de un proyecto sirve para aclarar la estructura, los requisitos y los términos relativos a dichas compras. Con ello se pretende alanzar un acuerdo previo antes de que comprador y vendedor firmen el contrato. De esta forma, el lenguaje contractual final debe reflejar todos los acuerdos alcanzados.

Entre los aspectos a negociar encontramos, entre otros, las responsabilidades, la autoridad para efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección de negocio, los derechos de propiedad, la financiación del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio.

Una vez negociados todos estos aspectos, se cierra el contrato entre ambas partes y se ejecuta la compra. En el caso de que los elementos a adquirir sean complejos, la negociación del contrato puede ser un proceso independiente. Por otro lado, si son elementos sencillos, el vendedor puede marcar los términos y condiciones del contrato y hacer que estos sean innegociables.

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¿Quién negocia las adquisiciones de un proyecto?

Pese a lo que pueda aparentar, habitualmente no es el director del proyecto el que negocia la gestión de adquisiciones del proyecto. Por el contrario, lo hacen otros miembros del equipo del proyecto. No obstante, es aconsejable en Project Management que el director esté presente en las reuniones de negociación para brindar ayuda. Puede ser un referente, por ejemplo, para realizar aclaraciones en cuanto a los requisitos técnicos, de calidad y de dirección del proyecto. Y es que nadie como el director de proyectos conoce mejor el mismo.

Fases de la gestión de las adquisiciones del proyecto según el PMBOK® Guide

La gestión de compras de un proyecto según el PMBOK® Guide en su sexta edición debe contar con las siguientes tres fases:

  • Planificación de la gestión de las compras: En ella se incluye la documentación de las decisiones de compras, las especificaciones del enfoque en función de las necesidades y la identificación de los proveedores potenciales. La negociación de las compras formaría parte de esta fase.
  • Ejecución de las compras: Es el proceso en el que se obtienen las respuestas de los proveedores y se realiza la adjudicación del contrato.
  • Control de las compras: En este proceso se monitoriza la ejecución de los contratos y se efectúan los cambios y correcciones, si son necesarios.

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La gestión de compras del proyecto es abordada en profundidad en el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. Se trata de un máster online basado en el método del caso. Gracias a ello, el alumno aprende por contagio de habilidades y puede aplicar sus conocimientos a su realidad profesional. El programa permite obtener una doble titulación con validez internacional.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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