La gestión de adquisiciones o compras de un proyecto consiste en adquirir aquellos productos, servicios o resultados que se necesitan obtener de forma externa y que requiere el equipo del proyecto. Para esta gestión, la empresa puede encarnar el rol de compradora o de vendedora de esos productos del proyecto. El PMBOK® Guide, guía de referencia en Project Management, recoge numerosos aspectos para la correcta gestión de las adquisiciones de un proyecto. Entre ellos, se encuentra la negociación de adquisiciones del proyecto. Se trata de un elemento que debe dominar todo profesional que pretenda dedicarse a la Dirección de Proyectos, porque puede ser determinante para el éxito o fracaso del proyecto.
Cómo se negocian las compras de un proyecto
El proceso de negociación previo a la compra de adquisiciones de un proyecto sirve para aclarar la estructura, los requisitos y los términos relativos a dichas compras. Con ello se pretende alanzar un acuerdo previo antes de que comprador y vendedor firmen el contrato. De esta forma, el lenguaje contractual final debe reflejar todos los acuerdos alcanzados.
Entre los aspectos a negociar encontramos, entre otros, las responsabilidades, la autoridad para efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección de negocio, los derechos de propiedad, la financiación del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio.
Una vez negociados todos estos aspectos, se cierra el contrato entre ambas partes y se ejecuta la compra. En el caso de que los elementos a adquirir sean complejos, la negociación del contrato puede ser un proceso independiente. Por otro lado, si son elementos sencillos, el vendedor puede marcar los términos y condiciones del contrato y hacer que estos sean innegociables.
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¿Quién negocia las adquisiciones de un proyecto?
Pese a lo que pueda aparentar, habitualmente no es el director del proyecto el que negocia la gestión de adquisiciones del proyecto. Por el contrario, lo hacen otros miembros del equipo del proyecto. No obstante, es aconsejable en Project Management que el director esté presente en las reuniones de negociación para brindar ayuda. Puede ser un referente, por ejemplo, para realizar aclaraciones en cuanto a los requisitos técnicos, de calidad y de dirección del proyecto. Y es que nadie como el director de proyectos conoce mejor el mismo.
Fases de la gestión de las adquisiciones del proyecto según el PMBOK® Guide
La gestión de compras de un proyecto según el PMBOK® Guide en su sexta edición debe contar con las siguientes tres fases:
- Planificación de la gestión de las compras: En ella se incluye la documentación de las decisiones de compras, las especificaciones del enfoque en función de las necesidades y la identificación de los proveedores potenciales. La negociación de las compras formaría parte de esta fase.
- Ejecución de las compras: Es el proceso en el que se obtienen las respuestas de los proveedores y se realiza la adjudicación del contrato.
- Control de las compras: En este proceso se monitoriza la ejecución de los contratos y se efectúan los cambios y correcciones, si son necesarios.
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