La gestión de las adquisiciones del proyecto es una de las etapas esenciales para garantizar el éxito de cualquier tipo de proyecto empresarial. El control de las compras que se realicen durante el mismo permitirá evitar gastos innecesarios o, por el contrario, problemas en el desarrollo del proyecto por falta de recursos.
Definición de adquisición en project management
La gestión de las adquisiciones de un proyecto consiste en todos los procesos necesarios para comprar los productos, servicios o resultados que se necesitan obtener fuera del equipo del proyecto. En esta gestión la empresa puede encarnar el rol de compradora, pero también el de vendedora de los productos o servicios.
La gestión de adquisiciones según el PMBOK ® Guide
La gestión de adquisiciones en Dirección de Proyectos viene explicada en el PMBOK ® Guide, la guía de referencia internacional en esta área. Dentro de esta gestión, se incluyen los siguientes procesos:
- Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto: Se trata del proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
- Efectuar las adquisiciones: Es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un proveedor y adjudicarle un contrato.
- Controlar las adquisiciones: Consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, efectuar cambios y correcciones, según corresponda, y cerrar los contratos.
En la práctica, los procesos de adquisición pueden ser complejos y pueden interactuar entre sí y con procesos de otras áreas de conocimiento, de forma que no pueden detallarse en su totalidad dentro del PMBOK ® Guide.
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El plan de gestión de adquisiciones del proyecto
La forma en la que el equipo de un proyecto adquiere los bienes y servicios de fuentes externas debe quedar contemplado en el plan de gestión de las adquisiciones.
En dicho plan se describe cómo se gestionan los procesos de las adquisiciones, desde la elaboración de los documentos de las mismas hasta el cierre de los contratos. En concreto un buen plan debe contener, al menos, las siguientes directrices:
- Los tipos de contratos que se van a utilizar.
- Todo lo relacionado con la gestión de los riesgos del proyecto.
- Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral, en el supuesto de que la empresa disponga de un departamento de compras.
- La gestión de los distintos proveedores.
- La coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto.
- Las restricciones y los supuestos que podrían afectar a las adquisiciones planificadas.
- La gestión de los plazos para comprar determinados elementos y su coordinación con el cronograma del proyecto.
- La determinación de las fechas programadas en cada contrato para los entregables y su coordinación con los procesos y control del cronograma.
- Las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y evaluar vendedores.
Acciones para el control de las adquisiciones
Una vez adjudicado el contrato a un proveedor para la adquisición de un producto o servicio, es necesario el desarrollo de una serie de acciones que permitan el control del desarrollo de dicho producto o servicio, desde su concesión hasta la entrega por parte del proveedor. Uno de los controles más importantes será el control de los cambios solicitados sobre el contrato.
Este concepto hace referencia al proceso por el cual la adquisición se puede modificar. Este control incluye los procedimientos para la aceptación de dichos cambios o el método de resolución de disputas. También es importante que se realicen revisiones del desempeño de las adquisiciones. Es decir, que se tenga en cuenta el avance del proveedor para cumplir con el alcance y la calidad del producto o servicio adquirido.
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