El método Kanban facilita la comunicación de los miembros que conforman los equipos en Dirección de Proyectos. La principal característica de Kanban como herramienta para el Project Management es la visualización rápida y sencilla de la lista de tareas, comentarios y notas de información.

Las tres reglas de este método son la visualización de estados, la limitación del trabajo en progreso y la medición del flujo de tareas. Estas reglas complementan la regla principal del método Kanban: la gestión del trabajo dividido en bloques o tareas pequeñas. Entre esos ítems o bloques a gestionar pueden encontrarse los requisitos o las historias de usuario, por ejemplo.

El flujo de trabajo de este método se caracteriza a su vez por constar de tres fases: «por hacer», «en progreso» y «terminado». Este método permite visualizar aquellas tareas que aún están por hacer, las que se encuentran actualmente en progreso y aquellas que ya están finalizadas. Esta metodología contribuye de este modo a que no se generen cuellos de botellas, colas, variabilidad y pérdidas de eficiencia.

El flujo de trabajo en Kanban puede ser medido con las métricas de lead time y cycle time:

• Lead time: tiempo que transcurre desde que el ítem, tarea, entra en Kanban hasta que pasa a su última fase.
• Cycle time: tiempo que transcurre desde que se comienza a trabajar con ese ítem hasta que pasa al estado de finalizado.

El método Kanban puede introducir un sprint backlog. Por ejemplo, puede haber 3 tareas en el sprint backlog. Dos de ellas pasan a «en progreso». Dos días después y después de haber terminado una de ellas, la tercera tarea pendiente pasa a «en progreso» al quedar un hueco libre. Esto sucede en las fases hasta que finaliza la iteración.