El Método Kanban facilita la comunicación entre los miembros de los equipos en la Dirección de Proyectos. Su principal característica es la visualización rápida y sencilla de la lista de tareas, comentarios y notas de información mediante tarjetas, lo que permite una gestión más eficiente del flujo de trabajo. Este método permite mejorar la productividad al optimizar el tiempo y los recursos del equipo.

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Reglas del Método Kanban

El Método Kanban tiene tres fases principales en el flujo de trabajo: «por hacer», «en progreso» y «terminado»: 

Visualizar estados

Cada fase es visualizada en un tablero que facilita la gestión de las tareas en tiempo real, garantizando una clara comprensión del estado de cada una. Esta visualización no solo ayuda al equipo a ver en qué fase se encuentran las tareas, sino también a anticipar problemas, como cuellos de botella.

Limitar el trabajo en progreso

Una de las reglas esenciales de Kanban es limitar el Work In Progress (WIP), es decir, el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase. Esto previene la sobrecarga de trabajo y asegura que las tareas se completen antes de pasar a nuevas tareas. A diferencia de Scrum, que limita las tareas por iteración, Kanban lo hace por fase del flujo de trabajo, lo que permite un mayor control de la carga de trabajo.

Medir el flujo de tareas

El flujo de trabajo en Kanban se puede medir con métricas clave como el lead time y el cycle time:

• Lead time: El tiempo que transcurre desde que una tarea entra en Kanban hasta que se completa.
  
• Cycle time: El tiempo que se tarda en completar una tarea una vez que se comienza a trabajar en ella.

Este tipo de métricas ayuda a monitorizar la eficiencia del equipo y a identificar áreas de mejora.

Kanban y Scrum: Diferencias clave

Si bien tanto Kanban como Scrum son metodologías ágiles útiles para la gestión de proyectos, presentan diferencias claras. Mientras que Kanban limita el WIP en función del estado de cada tarea (por hacer, en progreso, terminado), Scrum establece un límite por iteración, es decir, el Sprint Backlog define cuántas tareas se pueden completar en un sprint.

A través de Kanban, los equipos pueden trabajar paralelamente en varias tareas durante la fase «en progreso», siempre priorizando aquellas que añaden mayor valor al cliente. Este método permite gestionar las tareas de manera continua, optimizando tiempos y recursos.

Implementación del Método Kanban

Implementar Kanban en la Dirección de Proyectos requiere seguir algunos pasos clave:

1. Crear un espacio colaborativo: Utilizar tableros y políticas explícitas para asegurar la correcta visualización del flujo de trabajo.
   
2. Gestionar los cuellos de botella: Utilizar la teoría de restricciones para identificar y solucionar cuellos de botella que puedan ralentizar el progreso.
   
3. Fomentar la transparencia: Kanban permite una visualización clara de todo el trabajo en curso, lo que incrementa la confianza y reduce riesgos.
   
4. Mejorar la priorización: Kanban permite mejorar la priorización de tareas, entregando valor al cliente de manera más eficiente.
   
5. Mejora continua: Al implementar Kanban, se establece un ciclo constante de mejora para optimizar los procesos y reducir desperdicios.
   

Características clave de las aplicaciones de Kanban

Las aplicaciones de Kanban son herramientas colaborativas que ofrecen múltiples funcionalidades para optimizar la gestión de proyectos. Entre las características más comunes de estas aplicaciones se incluyen:

• Mover tarjetas dentro de una lista o entre listas: Las tareas se organizan por importancia y avanzan a medida que se completan.
  
• Asignar personas a tarjetas: Facilita la colaboración al permitir asignar tareas a miembros específicos del equipo.
  
• Añadir notas y comentarios: Cada tarjeta puede incluir detalles adicionales, permitiendo una comunicación constante entre el equipo.
  
• Establecer límites de tareas: Algunas aplicaciones permiten limitar el número de tareas en cada fase del flujo de trabajo, lo que mejora el rendimiento y previene cuellos de botella.
  

Prácticas recomendadas con el Método Kanban

Antes de aplicar en tu equipo las reglas básicas de Kanban, es recomendable incorporar una serie de prácticas que faciliten su adopción y potencien sus resultados. Algunas de las prácticas más efectivas para optimizar el uso del Método Kanban en la gestión diaria de tus proyectos son: 

1. Definir políticas explícitas: Documentar criterios y normas (por ejemplo, qué significa “terminado” o cuándo se mueve una tarjeta) para alinear expectativas y evitar malentendidos.
   
2. Gestionar el flujo: Revisar periódicamente el tablero, abordar cuellos de botella y equilibrar la carga de trabajo entre los miembros del equipo.
   
3. Mejora colaborativa y evolución empírica: Realizar retrospectivas frecuentes para revisar resultados, recoger feedback y ajustar límites de WIP, políticas o prácticas según la experiencia real.
   

El Método Kanban en EALDE Business School

El Método Kanban es un tema fundamental en el Máster Online en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. A lo largo del máster, los estudiantes aprenden a implementar y gestionar Kanban de manera eficiente, mejorando la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo. Este programa permite a los profesionales adquirir las habilidades necesarias para gestionar proyectos de manera ágil, optimizando la productividad y la eficiencia de sus equipos.