Kanban permite una visualización rápida y sencilla de la lista de tareas, comentarios y notas de información en Project Management. El conocimiento de las características de Kanban en Dirección de Proyectos resulta fundamental, pero también lo es el ajuste del WIP para evitar la generación de cuellos de botella en la realización de tareas.

Esta metodología limita el WIP (Work In Progress) o número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase del ciclo de trabajo. De este modo, las tareas pueden encontrarse en las columnas “por hacer”, “en progreso” y “terminado”. Cuando se alcanza el WIP establecido en las columnas del tablero, los equipos no podrán trabajar en una nueva tarea hasta completar una de las tareas que figuran en esa columna.

Cómo ajustar el WIP

El ajuste del WIP influye en la productividad de los equipos. Los cuellos de botella se producen cuando se llega al máximo dado por el WIP en determinada fase y provocan que el equipo no pueda seguir trabajando.

En este ajuste hay que tener en cuenta que un WIP bajo tendrá como consecuencia una rápida realización de las tareas, ya que se dispondrá de una mayor cantidad de miembros para hacerlas. De esta manera, se solucionarán posibles problemas que puedan surgir cuanto antes, idea sobre la que se basa también la metodología Lean Project Management. Sin embargo, un WIP bajo también puede dejar desocupados a algunos miembros del equipo, puesto que todos los miembros no podrán trabajar generalmente en la misma tarea a la vez. No obstante, si el WIP es alto en Kanban el tiempo de finalización de las tareas será mayor, ya que se pueden realizar más tareas al mismo tiempo.

El WIP de una fase tiende a ser alto cuando existen tareas en las que nadie trabaja durante mucho tiempo. Será bajo cuando la productividad sea baja y haya miembros desocupados. El ajuste del WIP depende de muchos factores, como el equipo o el producto a desarrollar, y puede variar con el paso del tiempo.