Los stakeholders o interesados de un proyecto son las personas u organizaciones que se pueden ver afectados por un proyecto. Es decir, que pueden influir sobre el mismo y a su vez verse afectados de forma positiva o negativa por el resultado final. Saber identificarlos y lograr que se involucren en la toma de decisiones es esencial para el avance de cualquier proyecto. Y es que unos interesados pueden tener mucha capacidad de influir en el proyecto, pero otros pueden tener una capacidad más limitada. En todo caso, la gestión de los stakeholders en Proyectos Ágiles tiene unas características específicas, que deben ser conocidas por todo profesional que quiera dedicarse a la Dirección de Proyectos.

Tendencias actuales para involucrar a los stakeholders en Project Management

A la hora de desarrollar un proyecto, como puede ser la creación de un robot de limpieza, es importante identificar a todos los interesados, no sólo a un conjunto. En este sentido, hay tendencias que tratan de asegurar que todos los miembros del equipo participen en actividades que involucren a los interesados.  Junto a ello, se revisa periódicamente a los interesados para evitar riesgos en sus requerimientos. De este modo se facilita el éxito del proyecto.

En esta tarea el Director de Proyectos debe definir diversos factores. Por ejemplo, cuántos interesados tiene el proyecto y cuáles son sus requerimientos y expectativas. Por otro lado, el experto en Project Managemenet deberá asegurarse de que se usa la mejor tecnología para comunicarse con los stakeholders.

Gestión de stakeholders en entornos Ágiles

Cuando estamos ante un proyecto que experimenta un alto grado de cambio, la gestión de los stakeholders es diferente. En este caso se requiere de la participación de todo el equipo para involucrar a los interesados.

La idea por tanto es crear equipos ágiles o adaptativos. Estos deben interactuar directamente con los interesados, en lugar de hacerlo a través de los niveles de jerarquía del proyecto. Así se agiliza la discusión y toma de decisiones importantes.

Por lo general, las metodologías ágiles promueven una fuerte transparencia, para fomentar el intercambio de información dentro y a través de la organización. Por ejemplo, permiten invitar a los interesados a las reuniones y revisiones del proyecto. O también publicar objetos del proyecto en espacios públicos para hacer visible lo antes posible cualquier desvío dependencia u otro incidente relacionado con el proyecto que experimenta el cambio.

Estos elementos han de ser tenidos en cuenta en proyectos cambiantes o ágiles, ya que una mala gestión de los stakeholders conduce a un fracaso muy probable de un proyecto. Por el contrario, identificarlos y trabajar la relación con ellos facilita el éxito del mismo.

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