El Cronograma es fundamental para el desarrollo de las actividades de cualquier proyecto. Su correcta gestión permite controlar los tiempos, plazos y duración de las distintas fases del proyecto. Por ello, resulta imprescindible que los profesionales dedicados a la Dirección de Proyectos conozcan en profundidad las claves para la gestión del Cronograma en Proyectos.
El Cronograma en los proyectos según el PMI®
La sexta edición del PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI®), organismo de referencia mundial en Dirección de Proyectos) establece una descripción de qué es el cronograma en un proyecto. En este sentido, el cronograma abarca todos los procesos necesarios para asegurar el correcto desarrollo de las actividades dentro de los plazos especificados, además de las herramientas para el control y seguimiento de la planificación temporal y la programación del proyecto.
Procesos para la Gestión del Cronograma del Proyecto
El PPMBOK® Guide plantea 6 procesos fundamentales que se deberían realizar, como mínimo, a la hora de poner en marcha cualquier proyecto. Un proyecto puede ser, por ejemplo, la construcción de una autopista O bien, algo menos complejo como la puesta en marcha de un evento de publicidad para una marca de cosméticos.
1. Planificación de la Gestión del Cronograma
Se trata de una etapa previa. En esta fase se selecciona la metodología y las herramientas de planificación del Cronograma. De este modo, se establecerán las reglas y enfoques para el proceso de elaboración del Cronograma. Los métodos de uso más frecuente son el de la ruta crítica y el de la cadena crítica.
2. Definición de las actividades
Este proceso consiste en identificar y documentar las acciones específicas a realizar en el proyecto, para cumplir con los entregables y los objetivos del mismo. Es una fase clave para poder planificar el Calendario o Cronograma del proyecto.
3. Secuenciación de las actividades
Tras haber identificado todas las actividades que conllevará el proyecto, es necesario establecer un orden de las mismas. Este orden no tiene por qué ser secuencial, ya que dos actividades pueden coincidir en el tiempo. Si bien, esta definición dentro del Cronograma permite resolver, de forma adecuada, las exigencias técnicas impuestas al proyecto. Todo ello obteniendo una combinación óptima de costos y plazos.
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4. Estimación de la duración de las actividades
Para estimar el tiempo necesario para terminar cada actividad del proyecto, será necesario utilizar la información del alcance del trabajo, de los tipos de recursos necesarios, de las cantidades estimadas de los recursos y sus calendarios de utilización. Esta información puede provenir de un experto o de personas del equipo que estén más familiarizados con el trabajo en cuestión.
5. Desarrollo o creación de un cronograma de actividades
En esta etapa es cuando se elabora en sí el cronograma del proyecto, teniendo en cuenta las fases anteriores. Este proceso es iterativo y en él se definen las fechas de inicio y finalización de las actividades del proyecto.
6. Control del Cronograma
Controlar el Cronograma es un componente del proceso de realizar el control integrado de cambios. Este proceso se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto y consiste en el seguimiento al estado del proyecto, de acuerdo al cronograma de actividades, para registrar el avance del proyecto y gestionar los cambios que puedan surgir y que afectarían la línea base del calendario.
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La gestión del Cronograma de un Proyecto según las recomendaciones del PMI® es abordada en el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. Se trata de un máster online que prepara para liderar proyectos y obtener la Certificación PMP®.
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