La situación del mercado actual del Enterprise Content Management (ECM) para la Dirección de Proyectos es madura, con una alta competencia. La cadena de valor cubre la consultoría, el desarrollo y la implantación de soluciones informáticas, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos.

Existen perspectivas de crecimiento sostenido para los próximos años en lo que se refiere al software ECM. Actualmente, las grandes empresas de software de gestión documental para la Dirección de Proyectos copan más de la mitad del mercado. No obstante, la elección de una u otra herramienta ha de regirse por una serie de criterios.

Criterios de selección de un software ECM para la Dirección de Proyectos

• Funcionalidad necesaria para cubrir las necesidades de la entidad.
• Capacidad de adaptación (customización).
• Facilidad de uso (usabilidad).
• Escalabilidad (capacidad para adaptarse a las necesidades futuras).
• Cumplimiento de estándares y normativas (Moreq, LOPD, NTI, etc.).
• Integración con otras aplicaciones de negocio de la empresa.
• Tipo de licencia (privativa o libre).
• SaaS / On premise.

Algunas de las empresas que dominan en la actualidad el mercado son FileNet, Oracle, SharePoint, Open Text, OnBase, Alfresco, Docuware y Nuxeo. Sin embargo, el project manager también puede encontrar en el mercado otras soluciones aportadas por pequeñas y medianas empresas, como son Neodoc, Grupo Adapting, Openkm o Athento.

Las herramientas para el Enterprise Content Management facilitan la gestión y el almacenamiento de documentos de la empresa en Project Management. No obstante, el director de proyectos deber ser consciente de que no es suficiente con aplicar esta tecnología, sino que la compañía tiene además que preparar sus procesos, su estructura y su cultura. El software de gestión documental garantiza la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la usabilidad de los documentos durante su ciclo de vida.

Información extraída del webinar impartido por Francisco Ricau para EALDE Business School.