La gestión documental sirve de soporte a la Dirección de Proyectos. Esta herramienta comprende un conjunto de procesos que permiten el control eficaz y sistemático de aspectos relacionados con la creación, organización, almacenamiento, preservación y recuperación de la documentación producida y recibida por una entidad en el desarrollo de sus actividades.

En ocasiones, la gestión documental es confundida con la sola implantación de un software, la compra de un escáner o la utilización de herramientas básicas. Sin embargo, se trata de algo más que una lista de prestaciones que un software debe cumplir para mejorar la gestión y el acceso a los documentos en Project Management.

El sistema debe enmarcarse dentro de la política de información de la organización e implica tener un plan de actuación global. Esta herramienta para la Dirección de Proyectos cuenta con instrumentos válidos como las normativas técnicas, entre las que destacan ISO 15489 e ISO 30300. Por tanto, la gestión documental corporativa es la suma de procedimientos, metodologías y tecnología.

El software de gestión documental (ECM) para la Dirección de Proyectos

El sistema de gestión documental puede definirse como el software que permite crear, editar, clasificar, almacenar, compartir y recuperar grandes cantidades de documentos electrónicos en una organización. La evolución tecnológica ha dado lugar al Enterprise Content Management (ECM). Este término está relacionado con el paso de la gestión de documentos a la gestión de contenidos empresariales en un sentido más amplio, comprendiendo cualquier tipo de formato digital que maneje la empresa.

El software ECM se concibe como un espacio colaborativo y repositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silos de información. Este contenido se almacena horizontalmente. La capacidad de integración del software ECM con el resto de aplicaciones de negocio de la empresa resulta fundamental.

Entre las principales motivaciones de las empresas para abordar proyectos de gestión de contenidos empresariales se encuentran la reducción de costes y eficiencia, el cumplimiento legal y mitigación de riesgos, la mejora del servicio al cliente y la colaboración.

Información extraída del webinar impartido por Francisco Ricau para EALDE Business School.