El software de gestión documental en la Dirección de Proyectos

por Alejandro Riveros
24/10/17
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La gestión documental sirve de soporte a la Dirección de Proyectos. Esta herramienta comprende un conjunto de procesos que permiten el control eficaz y sistemático de aspectos relacionados con la creación, organización, almacenamiento, preservación y recuperación de la documentación producida y recibida por una entidad en el desarrollo de sus actividades.

En ocasiones, la gestión documental es confundida con la sola implantación de un software, la compra de un escáner o la utilización de herramientas básicas. Sin embargo, se trata de algo más que una lista de prestaciones que un software debe cumplir para mejorar la gestión y el acceso a los documentos en Project Management.

El sistema debe enmarcarse dentro de la política de información de la organización e implica tener un plan de actuación global. Esta herramienta para la Dirección de Proyectos cuenta con instrumentos válidos como las normativas técnicas, entre las que destacan ISO 15489 e ISO 30300. Por tanto, la gestión documental corporativa es la suma de procedimientos, metodologías y tecnología.

El software de gestión documental (ECM) para la Dirección de Proyectos

El sistema de gestión documental puede definirse como el software que permite crear, editar, clasificar, almacenar, compartir y recuperar grandes cantidades de documentos electrónicos en una organización. La evolución tecnológica ha dado lugar al Enterprise Content Management (ECM). Este término está relacionado con el paso de la gestión de documentos a la gestión de contenidos empresariales en un sentido más amplio, comprendiendo cualquier tipo de formato digital que maneje la empresa.

El software ECM se concibe como un espacio colaborativo y repositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silos de información. Este contenido se almacena horizontalmente. La capacidad de integración del software ECM con el resto de aplicaciones de negocio de la empresa resulta fundamental.

Entre las principales motivaciones de las empresas para abordar proyectos de gestión de contenidos empresariales se encuentran la reducción de costes y eficiencia, el cumplimiento legal y mitigación de riesgos, la mejora del servicio al cliente y la colaboración.

Información extraída del webinar impartido por Francisco Ricau para EALDE Business School.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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