Los Sistemas de Gestión Integral se han convertido en un elemento indispensable para la estabilidad de las empresas modernas. Sin embargo, muchas corporaciones no tienen claro cómo implantarlos de manera eficiente. El objetivo es que cada sistema de gestión se integre de forma ejemplar y sin duplicar procesos. Pero, ¿qué pasos son los óptimos?
Acompáñanos en esta guía para descubrirlo. La estructura de la compañía cambiará radicalmente si lo consigues hacer correctamente.
Cómo integrar con éxito varios Sistemas de Gestión
Un Sistema Integrado de Gestión sirve para unificar múltiples gestiones operativas dentro de una organización. Entre ellas, encontramos las relativas a la calidad, el medio ambiente o la salud y seguridad.
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Dichos sistemas se fundamentan en las normas ISO, como la ISO 9001, la ISO 14001 o la ISO 45001. Pero, en lugar de implantarlas de manera unitaria, se hace al mismo tiempo.
Gracias a este nuevo enfoque, se evita la duplicación del trabajo. Lo cual, per se, incrementa la rentabilidad empresarial.
Asimismo, conviene destacar que hay diferentes elementos integrables con esta modalidad en los sistemas de gestión. El contexto de la organización, el liderazgo, la planificación o el apoyo son los más relevantes.
Veamos los pasos que debe dar todo experto en la materia para alcanzar el éxito en la implementación de los Sistemas de Gestión Integrada.
Identificar los sistemas ya integrados
Es muy probable que la empresa en la que se van a implementar los Sistemas de Gestión Integrados ya tenga ciertos sistemas de gestión previamente.
Debido a ello, el primer paso es realizar un trabajo de análisis. El experto debe evaluar qué metodologías se están utilizando y quiénes son los responsables de su ejecución.
Con este esquema, se pasaría al segundo punto. No obstante, si la organización en cuestión carece de sistemas implantados, tocaría comenzar directamente con la siguiente tarea.
Asignación de roles
Todo proyecto debe tener un coordinador con habilidades de liderazgo. También en el caso de los Sistemas de Gestión Integrada. Por norma general, quien ocupa este rol es el mismo experto en sistemas de gestión.
De igual modo, las empresas más grandes suelen necesitar un comité. Es decir, un equipo formado por los responsables de los diferentes departamentos en los que se va a integrar esta metodología.
Para que un proceso de estas características sea eficaz, todos deben tener claro cuál va a ser su cometido en la ecuación.
Cronograma de integración
El tercer paso es la planificación de la implementación. El responsable del proceso debe diseñar un cronograma con todas las acciones que se van a ejecutar.
En este documento se han de incluir los plazos, los responsables de los procesos en cuestión, los ficheros que se van a crear y la hoja de ruta de los elementos sujetos a los Sistemas de Gestión Integral.
Seguirlo es fundamental. Pero también lo es adaptarse a las necesidades que vayan surgiendo durante la implementación.
Comunicación interna
Con todo lo anterior realizado, es el momento de comunicar a todos los integrantes del nuevo Sistema de Gestión Integral sus roles. Es crucial que cada persona tenga claro qué va a hacer y qué cambios se van a producir.
Además, la nueva estructura y la documentación generada se ha de compartir con todos y cada uno de los empleados de la compañía.
El objetivo es que todos remen en una misma dirección. Cumpliendo con los cada vez mayores desafíos que plantea el tejido empresarial moderno.
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Los Sistemas de Gestión Integral se han convertido en un quebradero de cabeza para muchas empresas. No solo por la importancia de dar los pasos previamente explicados con contundencia, sino por la gran cantidad de tiempo que ello supone.
Debido a ello, cada vez más organizaciones delegan esta labor en los mejores profesionales. Unos expertos que saben cómo actuar en cada caso para alcanzar el éxito en la implementación de las normas ISO.
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Estoy de acuerdo que un Sistema Integrado de Gestión SIG sirve para unificar múltiples gestiones operativas dentro de una organización. Entre ellas, encontramos las relativas a la calidad, el medio ambiente o la salud y seguridad, sin embargo considero imporntante involucrar el sistema de gestión de seguridad de la información, ciberseguridad y privacidad de la información bajo la norma ISO/IEC 27001:2022.