Cómo identificar y gestionar las obligaciones de cumplimiento en una organización

La función de compliance juega un papel fundamental en muchas organizaciones. Es la encargada de evitar que se produzcan pérdidas o sanciones como consecuencia del incumplimiento de leyes, normas o códigos de conducta dentro de una organización. Por ello, en la gestión de un programa de cumplimiento, existen ciertas recomendaciones a la hora de identificar y abordar las obligaciones de compliance que puede tener una compañía.

En este sentido, el “Libro Blanco sobre la función de Compliance”, publicado por Ascom, establece algunas directrices de utilidad. Entre ellas las siguientes:

1. La identificación de las obligaciones de compliance ha de ser impulsada por el órgano de administración de la organización. Este, además, deberá asignar “la prevención, detección y gestión de los riesgos derivados de su incumplimiento a uno o varios Programas de Compliance”.
2. La función de cumplimiento corporativo es la encargada de que la organización tengan un conocimiento actualizado de sus obligaciones de compliance.
3. También es tarea de la función de compliance la difusión y la garantía de accesibilidad de las normas o documentos que se deriven de las obligaciones de cumplimiento. De esta forma, los distintos colectivos podrán tener acceso a las mismas.
4. Por otro lado, la función de compliance promoverá que “todo el personal de la organización conozca los deberes y expectativas depositadas en él respecto de las obligaciones de compliance que le afectan”, según indica el documento de Ascom.
5. Estas obligaciones de cumplimiento tendrán que ser integradas en los procesos de negocio de la organización. De esta manera, el cumplimiento será un proceso más, evitando que se constituyan formalidades o requisitos paralelos o adicionales.

La gestión de riesgos de compliance

Además de identificar obligaciones de compliance, los encargados del área de cumplimiento de una organización también tienen otras funciones esenciales. Entre ellas, está la de gestionar riesgos de cumplimiento.

Así, según el “Libro Banco”, la identificación de estos riesgos “consiste en conocer aquellos asociados con el incumplimiento de las obligaciones de compliance y que son objeto de uno o varios Programas de Compliance”.

Una vez identificados, será necesario analizar estos riesgos. Todo ello, con el fin de valorar las amenazas que exponen a la organización, la probabilidad de que se materialicen, y las consecuencias que se producirían en tal caso. Una herramienta muy utilizada para este análisis y valoración es la matriz de riesgos.

Posteriormente, se tendrán que identificar las políticas y procedimientos que tiene la organización para gestionar y mitigar dichos riesgos. Además, la función de compliance tendrá que velar porque las medidas que se adopten se apliquen de manera uniforme y consistente en la organización.

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