La Gestión de los Interesados o stakeholders en Dirección de Proyectos implica una serie de procesos. Y es que cada proyecto tiene interesados que se ven afectados o pueden afectar al desarrollo del proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. De ahí la necesidad de garantizar su involucración en el mismo. Por ello, todo Project Manager o Director de Proyectos ha de saber cómo gestionar el involucramiento de los stakeholders.
Comunicarse y trabajar con los interesados en el Proyecto
Gestionar el involucramiento de los interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con ellos para satisfacer sus necesidades y expectativas. Esto permite el Director de Proyectos incrementar el apoyo de los interesados y minimizar sus resistencias a las actividades del proyecto. Esta gestión debe estar planificada previamente en un Plan de Involucramiento de stakeholders.
Acciones para gestionar el involucramiento de los interesados
Gestionar el involucramiento de las partes interesadas en el proyecto conlleva ejecutar diversas acciones. Entre ellas, gestionar sus expectativas mediante la negociación y comunicación. La finalidad de todo este proceso es que los stakeholders comprendan claramente las metas, objetivos y riesgos del proyecto. Y, además, entiendan cómo su contribución aumentará las probabilidades de éxito del proyecto.
De esta forma, se tienen que responder a las inquietudes de los interesados, resolver problemas de compresión y satisfacer sus necesidades. También es clave preservar buenas relaciones personales con ellos, controlando cuáles son sus preocupaciones y cambios de actitud hacia el proyecto.
La gestión del involucramiento de los interesados puede hacer que estos tengan una influencia positiva o negativa en el mismo. Por ejemplo, pueden involucrarse y ser defensores del proyecto, o pueden llegar a ser capaces de pararlo si no están suficientemente involucrados.
La gestión del involucramiento de los actores interesados se trabaja junto al plan de comunicación creado y adaptado al proyecto e interesados. Además, esta gestión ha de estar acompañada en una fase posterior de un proceso de monitorización del involucramiento de estos stakeholders.
Cabe tener en cuenta que no gestionar bien la relación con los interesados en el proyecto aumenta los riesgos, costes, plazos, calidad, recursos, e incluso, poner en peligro la continuidad del proyecto.
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