La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos

11/23/2018
Alejandro Riveros
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La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos se presenta en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Sus actividades se caracterizan por sus muchas dimensiones.

Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos son los siguientes:

  • Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Se trata del proceso de desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.
  • Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
  • Monitorear las Comunicaciones. Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto tiene lugar en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Para este área de conocimiento resulta clave:

  • El intercambio de información.
  • Un acto o una instancia de transmisión de la información.
  • Un mensaje verbal o por escrito.
  • Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.
  • Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de un sistema común de símbolos.
  • El proceso de envío y de recepción de mensajes.

Por tanto, debe contemplar los elementos de emisor, codificador, medio o canal, descodificador y receptor. El emisor envía un mensaje al receptor, pero además ha de considerar el feedback proporcionado por este último.

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Dimensiones de las actividades de comunicación en Dirección de Proyectos

Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que incluyen, entre otras:

  • Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la organización.
  • Externa. Se centra en los interesados externos, tales como clientes, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el gobierno, el público y los defensores ambientales.
  • Formal. Informes, reuniones formales (periódicas y ad hoc), agendas y actas de reunión, sesiones informativas para los interesados y presentaciones.
  • Informal. Actividades de comunicación generales mediante correo electrónico, medios sociales, sitios web y discusiones informales ad hoc.
  • Enfoque jerárquico. La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del proyecto afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
    – Ascendente. Interesados de la alta dirección.
    – Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto.
    – Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto.
  • Oficial. Informes anuales; informes para reguladores u organismos de gobierno.
  • No oficial. Comunicaciones que se centran en establecer y mantener el perfil y el reconocimiento del proyecto y en construir relaciones fuertes entre el equipo del proyecto y sus interesados utilizando medios flexibles y a menudo informales.
  • Escrita y oral. Verbal (palabras e inflexiones de voz) y no verbal (acciones y lenguaje corporal), medios sociales y sitios web, comunicados en los medios.

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.

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