La estructura detallada de costes de un proyecto forma parte de la estructura de desglose de Trabajo, EDT o WBS, que sirve para descomponer de forma jerárquica un proyecto. Aunque los dos documentos son similares, tienen funciones muy diferentes.
¿Qué es una estructura detallada de costos?
Una estructura desglosada de costos o CBS (Cost Breakdown Structure) es una representación jerárquica de los costes que tendrá un proyecto en todas las etapas. Esta forma parte de la estructura de desglose de trabajo, EDT o bien WBS por sus siglas en inglés: Work Breakdown Structure.
Esta representación sirve para mantener un control y monitorear los aspectos financieros de cualquier tipo de proyecto, independientemente del sector o envergadura. Su principal objetivo es mantener un control mensual de todos los costes y mantenerse al día de las posibles modificaciones que aparezcan.
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El CBS también es muy efectivo para estimar de forma previa el coste de cada tarea, material o trabajo, pudiendo prevenir ciertos riesgos y contratiempos. Además, es la mejor forma de poder calcular un presupuesto que se mantenga a lo largo del proyecto, sin muchas variaciones.
Estructura desglosada de costes dentro del proyecto
Normalmente, dentro de la EDT se encuentra la estructura desglosada de costes o CBS por sus siglas en inglés, Cost Breakdown Structure.
La EDT o estructura detallada de trabajo es una descomposición organizada y jerarquizada de un proyecto. Sirve para poder detallar el alcance del proyecto, así como también poder mantener un control de todas las tareas que lo conformarán.
La CBS o estructura detallada de costes forma parte de esta y solamente tiene en consideración los aspectos económicos del proyecto. Este documento es muy útil para que el Project Manager sea capaz de controlar adecuadamente el aspecto financiero. Los presupuestos, estimaciones, variaciones, ganancias, etc. deben aparecer en este estructura jerárquica.
Uso y funciones de una CBS
La planificación de costes es una parte esencial dentro de la gestión de proyectos. Para los Project Managers es la herramienta que utilizarán para entender cuántos recursos se necesitarán, gestionar compras y poder trabajar dentro del presupuesto esperado.
En muchos proyectos se comete el error de usar la Estructura de Desglose de Trabajo como si fuera una estructura de Desglose de Costes y no debería ser así. La CBS es la herramienta que sirve para separar los costos dentro de la EDT, algo muy importante sobre todo cuando los proyectos son de gran envergadura.
En una EDT puede llegar a haber ciento, incluso miles de tareas, con muchos proveedores y compras de materiales a la vez. Si las finanzas están mezcladas con toda esta información, es posible que haya confusiones o se pasen por alto puntos importantes.
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