Las estimaciones de coste y reservas en Dirección de Proyectos se sustentan sobre determinados puntos de apoyo. Una mala gestión del presupuesto supone un riesgo para su culminación con éxito.

Las estimaciones para la Gestión de Costes en Dirección de Proyectos pueden ser:

• Análogas.
• Paramétricas.
• Ascendentes.
• Basadas en tres valores. Optimista-Pesimista-Realista.

Los detalles de apoyo para la estimación de costes pueden incluir:

• Documentación de los fundamentos de las estimaciones, es decir, cómo fueron desarrolladas.
• Documentación de todos los supuestos realizados.
• Documentación de todas las restricciones conocidas.
• Documentación de los riesgos identificados, incluidos al estimar los costes.
• Indicación del rango de las estimaciones posibles, para indicar que se espera que el coste del elemento se encuentra dentro de ese rango de valores.
• Indicación del nivel de confianza de la estimación final.

En Dirección de Proyectos, para crear las estimaciones hay que basarse en:

• Base de las estimaciones. Supuestos de los cálculos de estimación, costes ocultos, costes indirectos, reserva de incertidumbre.
• Estimación de costes.
• Cronograma del proyecto.
• Registro de riesgos.

En este contexto, las reservas para contingencias se incluyen como un costo incremental adicional a las actividades del proyecto que poseen riesgos como plan de respuesta a estos. Mientras que las reservas de gestión usualmente se realizan a nivel de proyecto para gestionar incertidumbres.

En Gestión de Costes, para determinar el presupuesto hay que tener en cuenta las siguientes fórmulas:

Presupuesto = LBCoste + Reserva Gestión
LB Coste = SumaCostes + Reserva Contingencias

El presupuesto del proyecto debe contar con las suficientes reservas, pero sin abusar de ellas para no estar por encima del presupuesto firmado. Las reservas pueden reducirse en función de la experiencia o seguros contratados.

La documentación histórica acumulada en la empresa, las reuniones y juicios de expertos serán de gran ayuda, ya que se está aún en una fase muy inicial de planificación.

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.