Entradas, herramientas y salidas de las Comunicaciones en Proyectos

por Alejandro Riveros
24/11/18
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La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos cuenta con unas determinadas,entradas, salidas y herramientas para su planificación, gestión y control. Se trata de elementos detallados en la PMBOK Guide, elaborada por el Project Management Institute (PMI).

Entradas, herramientas y salidas en la planificación

En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones se sitúan las siguientes entradas:

  1. Acta de constitución del proyecto
  2. Plan para la dirección del proyecto
    – Plan de gestión de recursos
    – Plan de involucramiento de los interesados
  3. Documentos del proyecto
    – Documentación de requisitos
    – Registro de interesados
  4. Factores ambientales de la empresa
  5. Activos de los procesos de la organización

Entre las herramientas y técnicas de las que disponen los directores de proyecto y sus respectivos equipos se encuentran las siguientes:

  1. Juicio de expertos
  2. Análisis de los requisitos de comunicación
  3. Tecnología de la comunicación
  4. Modelos de comunicación
  5. Métodos de comunicación
  6. Habilidades interpersonales y de equipo
    – Evaluación de estilos de comunicación
    – Conciencia política
    – Conciencia cultural
  7. Representación de datos
    – Matriz de evaluación de la participación de los interesados
  8. Reuniones

En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones de la Dirección de Proyectos, se presentan las siguientes salidas:

  1. Plan de gestión de las comunicaciones
  2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
    – Plan de involucramiento de los interesados
  3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
    – Cronograma del proyecto
    – Registro de interesados

Entradas, herramientas y salidas en la gestión

Las entradas que caracterizan a la gestión de las comunicaciones son las siguientes:

  1. Plan para la dirección del proyecto
    – Plan de gestión de los recursos
    – Plan de gestión de las comunicaciones
    – Plan de involucramiento de los interesados
  2. Documentos del proyecto
    – Registro de cambios
    – Registro de incidentes
    – Registro de lecciones aprendidas
    – Informe de calidad
    – Informe de riesgos
    – Registro de interesados
  3. Informes de desempeño del trabajo
  4. Factores ambientales de la empresa
  5. Activos de los procesos de la organización

Las herramientas y técnicas para la gestión de las comunicaciones son:

  1. Tecnología de la comunicación
  2. Métodos de comunicación
  3. Habilidades de comunicación
    – Competencia comunicativa
    – Retroalimentación
    – No verbal
    – Presentaciones
  4. Sistema de información para la dirección de proyectos
  5. Presentación de informes del proyecto
  6. Habilidades interpersonales y de equipo
    – Escuchar de forma activa
    – Gestión de conflictos
    – Conciencia cultural
    – Gestión de reuniones
    – Creación de relaciones de trabajo
    – Conciencia política
  7. Reuniones

Las salidas de la gestión de las comunicaciones son:

  1. Comunicaciones del proyecto
  2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
    – Plan de gestión de las comunicaciones
    – Plan de involucramiento de los interesados
  3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
    – Registro de incidentes
    – Registro de lecciones aprendidas
    – Cronograma del proyecto
    – Registro de riesgos
    – Registro de interesados
  4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Entradas, herramientas y salidas en la monitorización

Las entradas para monitorear las comunicaciones son las siguientes:

  1. Plan para la dirección del proyecto
    – Plan de gestión de los recursos
    – Plan de gestión de las comunicaciones
    – Plan de involucramiento de los interesados
  2. Documentos del proyecto
    – Registro de incidentes
    – Registro de lecciones aprendidas
    – Comunicaciones del proyecto
  3. Datos de desempeño del trabajo
  4. Factores ambientales de la empresa
  5. Activos de los procesos de la organización

Las herramientas para monitorear las comunicaciones son:

  1. Juicio de expertos
  2. Sistema de información para la dirección de proyectos
  3. Análisis de datos
    – Matriz de evaluación de la participación de los interesados
  4. Habilidades interpersonales y de equipo
    – Observación/conversación
  5. Reuniones

Finalmente, las salidas para esa monitorización son:

  1. Información de desempeño de trabajo
  2. Solicitudes de cambio
  3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
    – Plan de gestión de las comunicaciones
    – Plan de involucramiento de los interesados
  4. Actualizaciones a los documentos del proyecto
    – Registro de incidentes
    – Registro de lecciones aprendidas
    – Registro de interesados

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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