Entradas, herramientas y salidas de las Comunicaciones en Proyectos

La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos cuenta con unas determinadas,entradas, salidas y herramientas para su planificación, gestión y control. Se trata de elementos detallados en la PMBOK Guide, elaborada por el Project Management Institute (PMI).

Entradas, herramientas y salidas en la planificación

En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones se sitúan las siguientes entradas:

1. Acta de constitución del proyecto
2. Plan para la dirección del proyecto
   – Plan de gestión de recursos
   – Plan de involucramiento de los interesados
3. Documentos del proyecto
   – Documentación de requisitos
   – Registro de interesados
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización

Entre las herramientas y técnicas de las que disponen los directores de proyecto y sus respectivos equipos se encuentran las siguientes:

1. Juicio de expertos
2. Análisis de los requisitos de comunicación
3. Tecnología de la comunicación
4. Modelos de comunicación
5. Métodos de comunicación
6. Habilidades interpersonales y de equipo
   – Evaluación de estilos de comunicación
   – Conciencia política
   – Conciencia cultural
7. Representación de datos
   – Matriz de evaluación de la participación de los interesados
8. Reuniones

En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones de la Dirección de Proyectos, se presentan las siguientes salidas:

1. Plan de gestión de las comunicaciones
2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
   – Plan de involucramiento de los interesados
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
   – Cronograma del proyecto
   – Registro de interesados

Entradas, herramientas y salidas en la gestión

Las entradas que caracterizan a la gestión de las comunicaciones son las siguientes:

1. Plan para la dirección del proyecto
   – Plan de gestión de los recursos
   – Plan de gestión de las comunicaciones
   – Plan de involucramiento de los interesados
2. Documentos del proyecto
   – Registro de cambios
   – Registro de incidentes
   – Registro de lecciones aprendidas
   – Informe de calidad
   – Informe de riesgos
   – Registro de interesados
3. Informes de desempeño del trabajo
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización

Las herramientas y técnicas para la gestión de las comunicaciones son:

1. Tecnología de la comunicación
2. Métodos de comunicación
3. Habilidades de comunicación
   – Competencia comunicativa
   – Retroalimentación
   – No verbal
   – Presentaciones
4. Sistema de información para la dirección de proyectos
5. Presentación de informes del proyecto
6. Habilidades interpersonales y de equipo
   – Escuchar de forma activa
   – Gestión de conflictos
   – Conciencia cultural
   – Gestión de reuniones
   – Creación de relaciones de trabajo
   – Conciencia política
7. Reuniones

Las salidas de la gestión de las comunicaciones son:

1. Comunicaciones del proyecto
2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
   – Plan de gestión de las comunicaciones
   – Plan de involucramiento de los interesados
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
   – Registro de incidentes
   – Registro de lecciones aprendidas
   – Cronograma del proyecto
   – Registro de riesgos
   – Registro de interesados
4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Entradas, herramientas y salidas en la monitorización

Las entradas para monitorear las comunicaciones son las siguientes:

1. Plan para la dirección del proyecto
   – Plan de gestión de los recursos
   – Plan de gestión de las comunicaciones
   – Plan de involucramiento de los interesados
2. Documentos del proyecto
   – Registro de incidentes
   – Registro de lecciones aprendidas
   – Comunicaciones del proyecto
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización

Las herramientas para monitorear las comunicaciones son:

1. Juicio de expertos
2. Sistema de información para la dirección de proyectos
3. Análisis de datos
   – Matriz de evaluación de la participación de los interesados
4. Habilidades interpersonales y de equipo
   – Observación/conversación
5. Reuniones

Finalmente, las salidas para esa monitorización son:

1. Información de desempeño de trabajo
2. Solicitudes de cambio
3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
   – Plan de gestión de las comunicaciones
   – Plan de involucramiento de los interesados
4. Actualizaciones a los documentos del proyecto
   – Registro de incidentes
   – Registro de lecciones aprendidas
   – Registro de interesados

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.