El COVID-19 y las auditorías de sistemas de gestión

por Alejandro Riveros
28/04/20
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La crisis del coronavirus ha afectado a los sistemas de gestión de muchísimas organizaciones. Numerosas empresas han tenido que parar su actividad durante semanas y otras han tenido que pasar del trabajo presencial al teletrabajo. Esto, como es obvio, también ha afectado a la actividad auditora de esos sistemas de gestión. En este artículo, repasamos qué ocurre con el COVID-19 y las auditorías y qué están haciendo los organismos certificadores.

Nuevos consejos de los organismos certificadores para las auditorías

Por lo general, los organismos certificadores están tomando medidas durante la crisis causada por la pandemia del coronavirus. Estos organismos son los que certifican, por ejemplo, que el sistema de calidad de una empresa cumple con los estándares de la ISO 9001. O bien, que el sistema de gestión de compliance es acorde a los requisitos de la norma ISO 19600.  

En este sentido, las entidades certificadoras están evaluando riesgos en aquellas empresas u organizaciones que solicitan una certificación. O bien, en aquellas que ya cuenta con el certificado, pero que justo tenían que someterse a una auditoría de seguimiento cuando comenzó la crisis.

En todos estos casos, se están ideando nuevos métodos para realizar las auditorías. Por ejemplo, pueden decidir hacer una auditoría a distancia cuando el 100% de la organización está preparada para ello o, por el contrario, realizar parte de una auditoría a distancia, y otra parte no. Si se hace una auditoria de manera remota, van a quedar algunos requisitos sueltos, por lo que estos quedaran postergados hasta el momento en el que sí se puedan evidenciar de manera presencial.

Cómo preparar una auditoría durante la crisis del coronavirus

Las organizaciones que tienen implantados sistemas de gestión han de evaluar el impacto que la actual crisis del COVID-19 tiene sobre los mismos. Si, además, cuentan con programas de auditorías internas, también tendrán que evaluar riesgos.

De esta forma, si se deciden hacer auditorías remotas en el contexto en el que estamos, es necesario tener en cuenta esos riesgos. Las empresas tendrán que tener en cuenta supuestos como, por ejemplo, qué pasaría si en plena auditoría se pierde la conexión, o si no hay una buena calidad en el tema de audio o vídeo, o hay retrasos en la entrega de la información, etc. Y es que, cabe tener en cuenta que, aunque se utilicen medios telemáticos, el proceso de auditoría sigue siendo igual.

Aprovechar las oportunidades del contexto a la hora de realizar auditorías

La problemática del COVID-19 y las auditorías de sistemas de gestión también puede verse como una oportunidad. Y es que, por ejemplo, una auditoría en remoto puede realizarse en menos tiempo que las presenciales. También será más fácil involucrar a la alta dirección. Especialmente en empresas con muchas sedes donde había que realizar largos desplazamientos para acudir a las auditorías. Por otra parte, puede ser una buena oportunidad para pasar la documentación que se tiene en formato físico a un formato electrónico.

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Abordar los nuevos riesgos y oportunidades

Una vez analizados los riesgos en la realización de auditorías que genera esta situación, habrá que tomar decisiones para abordarlos. Esto implica, por ejemplo, tener con anticipación todos los datos de las personas que van a formar parte del proceso, sus correos, teléfonos… También será necesario planificar las auditorías aún con más tiempo de como se venía realizando. Además, se deberán tener preparados todos los equipos técnicos necesarios para realizar las conexiones y transferir la documentación.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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