La crisis del coronavirus ha afectado a los sistemas de gestión de muchísimas organizaciones. Numerosas empresas han tenido que parar su actividad durante semanas y otras han tenido que pasar del trabajo presencial al teletrabajo. Esto, como es obvio, también ha afectado a la actividad auditora de esos sistemas de gestión. En este artículo, repasamos qué ocurre con el COVID-19 y las auditorías y qué están haciendo los organismos certificadores.
Nuevos consejos de los organismos certificadores para las auditorías
Por lo general, los organismos certificadores están tomando medidas durante la crisis causada por la pandemia del coronavirus. Estos organismos son los que certifican, por ejemplo, que el sistema de calidad de una empresa cumple con los estándares de la ISO 9001. O bien, que el sistema de gestión de compliance es acorde a los requisitos de la norma ISO 19600.
En este sentido, las entidades certificadoras están evaluando riesgos en aquellas empresas u organizaciones que solicitan una certificación. O bien, en aquellas que ya cuenta con el certificado, pero que justo tenían que someterse a una auditoría de seguimiento cuando comenzó la crisis.
En todos estos casos, se están ideando nuevos métodos para realizar las auditorías. Por ejemplo, pueden decidir hacer una auditoría a distancia cuando el 100% de la organización está preparada para ello o, por el contrario, realizar parte de una auditoría a distancia, y otra parte no. Si se hace una auditoria de manera remota, van a quedar algunos requisitos sueltos, por lo que estos quedaran postergados hasta el momento en el que sí se puedan evidenciar de manera presencial.
Cómo preparar una auditoría durante la crisis del coronavirus
Las organizaciones que tienen implantados sistemas de gestión han de evaluar el impacto que la actual crisis del COVID-19 tiene sobre los mismos. Si, además, cuentan con programas de auditorías internas, también tendrán que evaluar riesgos.
De esta forma, si se deciden hacer auditorías remotas en el contexto en el que estamos, es necesario tener en cuenta esos riesgos. Las empresas tendrán que tener en cuenta supuestos como, por ejemplo, qué pasaría si en plena auditoría se pierde la conexión, o si no hay una buena calidad en el tema de audio o vídeo, o hay retrasos en la entrega de la información, etc. Y es que, cabe tener en cuenta que, aunque se utilicen medios telemáticos, el proceso de auditoría sigue siendo igual.
Aprovechar las oportunidades del contexto a la hora de realizar auditorías
La problemática del COVID-19 y las auditorías de sistemas de gestión también puede verse como una oportunidad. Y es que, por ejemplo, una auditoría en remoto puede realizarse en menos tiempo que las presenciales. También será más fácil involucrar a la alta dirección. Especialmente en empresas con muchas sedes donde había que realizar largos desplazamientos para acudir a las auditorías. Por otra parte, puede ser una buena oportunidad para pasar la documentación que se tiene en formato físico a un formato electrónico.
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Abordar los nuevos riesgos y oportunidades
Una vez analizados los riesgos en la realización de auditorías que genera esta situación, habrá que tomar decisiones para abordarlos. Esto implica, por ejemplo, tener con anticipación todos los datos de las personas que van a formar parte del proceso, sus correos, teléfonos… También será necesario planificar las auditorías aún con más tiempo de como se venía realizando. Además, se deberán tener preparados todos los equipos técnicos necesarios para realizar las conexiones y transferir la documentación.
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