Los especialistas de TI y los departamentos de negocio suelen tener problemas de comunicación interna en el ámbito de la Dirección de Proyectos. Los procesos de comunicación pueden parecer elaborados desde el ciclo de vida del proyecto, pero casi siempre surgen malentendidos entre las dos partes que repercuten en la finalización del proyecto a tiempo.

Entre las razones por las que la comunicación interna en Project Management puede dar lugar a diversos malentendidos se encuentran:

• Miembros de los departamentos que hablan diferentes idiomas, en los que influyen además la cultura.
• Vocabulario técnico propio de algunos departamentos como el de TI.
• Falta de competencia en los departamentos ajenos.
• Miembros de los equipos que no persiguen un mismo objetivo común, bien definido entre las partes involucradas en el proyecto.
• Ausencia de competencias y habilidades para trabajar en equipo.

Las posibles soluciones para solventar los problemas de comunicación entre los distintos departamentos pasan por conocer los problemas de comunicación que pueden surgir entre distintos especialistas, con los conocimientos y herramientas que tienen cada uno de ellos en su ámbito de acción. Se trata de entender cómo pueden trabajar juntos en la toma de decisiones para la ejecución del proyecto.

Entre las posibles de soluciones para la mejora de la comunicación interna en la Dirección de Proyectos se encuentran:

• Establecimiento de una metodología de comunicación sencilla y concreta entre los departamentos involucrados.
• Determinación del idioma para las comunicaciones del proyecto.
• Puesta en común del vocabulario técnico que puede provocar malentendidos.
• Asignación de roles específicos entre los involucrados, por ejemplo, a través de una Matriz RACI o Matriz de asignación de responsabilidades.
• Incorporación de interlocutores entre los distintos departamentos con competencias y habilidades para estar en ambos.

Información extraída del webinar impartido por Charo Fresneda, profesora del Máster en Dirección de Proyectos, para EALDE Business School.