El capítulo 9.2 de la norma ISO 9001 establece la necesidad de realizar auditorías internas en los sistemas de gestión de la calidad de las organizaciones. Estas auditorías son importantes para garantizar que se está implantando con éxito el sistema de gestión. Dentro del proceso de preparación de estas auditorías, y como paso posterior a la planificación de las mismas, se encuentra la elaboración de la lista de verificación de auditoría ISO 9001. Pero, ¿en qué consiste exactamente este proceso? Vamos a verlo a continuación.
Para qué sirve la lista de verificación de una auditoría interna
Una vez aprobado el plan de auditoría del sistema de calidad, cada auditor elaborará su lista de verificación. Se trata de un documento de ayuda, que facilitará la gestión del tiempo, la toma de muestras y el registro de las evidencias para la determinación de los hallazgos.
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La lista de verificación de la auditoría interna tiene los siguientes objetivos o propósitos:
- Promover la planificación de la auditoría.
- Actuar como plan de muestreo y administrador del tiempo.
- Proporcionar evidencias acerca de las notas recopiladas para el proceso de auditoría de campo. Es decir, servir como registro de evidencias de que se realizó la auditoría.
- Facilitar la continuidad del proceso de auditoría.
- Proporcionar una base de información para planificar futuras auditorías.
Una la lista de verificación para la auditoría ISO 9001:2015 mal preparada puede acabar dificultando la realización de la auditoría, en lugar de agregarle valor. Por ello, el auditor interno tiene que trabajar particularmente en su documento, con el fin de que cumplan los propósitos que hemos visto y le ayude como una herramienta funcional en su actividad.
Ejemplo de check list de auditoría ISO 9001:2015
La mejor manera para saber cómo crear una lista o check list para una auditoría de calidad es conociendo ejemplos. Uno de ellos podría ser el siguiente cuadro. En él se detallan los elementos con los que debe contar la lista de verificación. Entre ellos están los siguientes:
- Criterio de la auditoría: Las políticas o procedimientos que se van a evaluar.
- Espacio de notas del auditor: En él se recogen todas las cuestiones, preguntas, muestras u otra información que le sirva al auditor como ayuda memoria para la búsqueda de evidencias.
- Hallazgos: Se rellana durante la propia auditoría, registrando los diferentes hallazgos y clasificándolos. Por ejemplo: conformidad (C), no conformidad (NC), observación (OBS).
Ejemplo en auditoría del proceso de compra
Teniendo en cuenta la estructura anterior, podemos revisar otro ejemplo de cómo elaborar check list para una auditoría de calidad del proceso de compra en una organización. En este sentido, el auditor podría plantearse las siguientes cuestiones a llevar cabo:
- Toma de muestra de órdenes de compra de las adquisiciones de productos y servicios realizados en un período de tiempo determinado.
- Solicitud de listado de proveedores externos calificados.
- Verificación de si los productos que se muestrean corresponden a esos proveedores calificados.
- Análisis de los criterios de evaluación, selección, reevaluación y seguimiento del desempeño.
- Revisión de indicadores y análisis de los resultados de la evaluación de datos.
Con este listado, el auditor ISO 9001:2015 podrá, una vez que comience la auditoría, ayudarse de sus notas para mejorar la eficiencia del proceso.
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