5 tipos de herramientas para la Gestión del Tiempo eficaz

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La Gestión del Tiempo eficaz en las empresas se basa en la planificación, la priorización y la programación. Las tareas deben priorizarse de acuerdo a su importancia y urgencia, con una organización periódica. Se realiza un ajuste diario de acuerdo a las prioridades establecidas, estableciendo metas en un período de tiempo determinado.

Planificación para la Gestión del Tiempo eficaz

Los listados, diagramas de flujo, conjuntos de tareas y objetivos permiten plasmar las relaciones de interdependencia en el tiempo y aumentar la productividad. En este sentido, algunos software resultan de utilidad para la Dirección de Proyectos, tales como Microsoft Project o Primavera Professional Project Management.

Priorización para aumentar la productividad

La planificación de tareas va precedida de la priorización. A cada tarea se ha de asignar unos recursos, unos objetivos y un período de tiempo determinado. En la priorización debe considerarse la importancia y la urgencia.

Las tareas como los vencimientos, crisis, accidentes, problemas, … resultan importante y urgentes. Otras tareas relacionadas con la estrategia, planificación, valores,… son importantes, pero no urgentes. Por otro lado, hay tareas que no son importantes, pero sí urgentes, como las llamadas telefónicas, trámites administrativos, etc. Finalmente, entre las tareas no importantes, ni urgentes, se pueden encontrar los informes, por ejemplo. Para mejorar la productividad, se trata de ejecutar lo urgente e importante, planificar lo no urgente e importante, delegar y/o ejecutar lo urgente y no importante, y posponer o eliminar lo no urgente y no importante.

Delegar supone ventajas como aumentar el tiempo disponible, reducir el estés y motivar a la persona en la que se delega. Además, implica mejorar la comunicación y aumentar la productividad en general.

Tras la planificación y priorización tiene lugar la acción. Cada unas de las tareas ha de ser finalmente evaluada.

Herramientas para la Gestión del Tiempo y la Productividad
  • Google Calendar, Outlook, iCal.
  • Evernote.
  • Basecamp, Asana, Trello (Dirección de Proyectos).
  • Toggl, Hours.
  • Agendas tradicionales, Excel.

Información extraída del webinar impartido por Natxo Fernández Laguna para EALDE Business School.

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Sobre el autor

EALDE Business School nace con vocación de aprovechar al máximo las posibilidades que Internet y las nuevas tecnologías brindan a la enseñanza. Ofrece a sus alumnos la posibilidad de cursar, desde el lugar en el que se encuentren, estudios de posgrado en materia de gestión de empresas de la misma forma que harían si los cursos se siguiesen presencialmente en una escuela tradicional.
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