5 tipos de herramientas para la Gestión del Tiempo eficaz

por Alejandro Riveros
12/02/18
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La Gestión del Tiempo eficaz en las empresas se basa en la planificación, la priorización y la programación. Las tareas deben priorizarse de acuerdo a su importancia y urgencia, con una organización periódica. Se realiza un ajuste diario de acuerdo a las prioridades establecidas, estableciendo metas en un período de tiempo determinado.

Planificación para la Gestión del Tiempo eficaz

Los listados, diagramas de flujo, conjuntos de tareas y objetivos permiten plasmar las relaciones de interdependencia en el tiempo y aumentar la productividad. En este sentido, algunos software resultan de utilidad para la Dirección de Proyectos, tales como Microsoft Project o Primavera Professional Project Management.

Priorización para aumentar la productividad

La planificación de tareas va precedida de la priorización. A cada tarea se ha de asignar unos recursos, unos objetivos y un período de tiempo determinado. En la priorización debe considerarse la importancia y la urgencia.

Las tareas como los vencimientos, crisis, accidentes, problemas, … resultan importante y urgentes. Otras tareas relacionadas con la estrategia, planificación, valores,… son importantes, pero no urgentes. Por otro lado, hay tareas que no son importantes, pero sí urgentes, como las llamadas telefónicas, trámites administrativos, etc. Finalmente, entre las tareas no importantes, ni urgentes, se pueden encontrar los informes, por ejemplo. Para mejorar la productividad, se trata de ejecutar lo urgente e importante, planificar lo no urgente e importante, delegar y/o ejecutar lo urgente y no importante, y posponer o eliminar lo no urgente y no importante.

Delegar supone ventajas como aumentar el tiempo disponible, reducir el estés y motivar a la persona en la que se delega. Además, implica mejorar la comunicación y aumentar la productividad en general.

Tras la planificación y priorización tiene lugar la acción. Cada unas de las tareas ha de ser finalmente evaluada.

Herramientas para la Gestión del Tiempo y la Productividad
  • Google Calendar, Outlook, iCal.
  • Evernote.
  • Basecamp, Asana, Trello (Dirección de Proyectos).
  • Toggl, Hours.
  • Agendas tradicionales, Excel.

Información extraída del webinar impartido por Natxo Fernández Laguna para EALDE Business School.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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