5 tipos de herramientas para la Gestión del Tiempo eficaz
La Gestión del Tiempo eficaz en las empresas se basa en la planificación, la priorización y la programación. Las tareas deben priorizarse de acuerdo a su importancia y urgencia, con una organización periódica. Se realiza un ajuste diario de acuerdo a las prioridades establecidas, estableciendo metas en un período de tiempo determinado.
Planificación para la Gestión del Tiempo eficaz
Los listados, diagramas de flujo, conjuntos de tareas y objetivos permiten plasmar las relaciones de interdependencia en el tiempo y aumentar la productividad. En este sentido, algunos software resultan de utilidad para la Dirección de Proyectos, tales como Microsoft Project o Primavera Professional Project Management.
Priorización para aumentar la productividad
La planificación de tareas va precedida de la priorización. A cada tarea se ha de asignar unos recursos, unos objetivos y un período de tiempo determinado. En la priorización debe considerarse la importancia y la urgencia.
Las tareas como los vencimientos, crisis, accidentes, problemas, … resultan importante y urgentes. Otras tareas relacionadas con la estrategia, planificación, valores,… son importantes, pero no urgentes. Por otro lado, hay tareas que no son importantes, pero sí urgentes, como las llamadas telefónicas, trámites administrativos, etc. Finalmente, entre las tareas no importantes, ni urgentes, se pueden encontrar los informes, por ejemplo. Para mejorar la productividad, se trata de ejecutar lo urgente e importante, planificar lo no urgente e importante, delegar y/o ejecutar lo urgente y no importante, y posponer o eliminar lo no urgente y no importante.
Delegar supone ventajas como aumentar el tiempo disponible, reducir el estés y motivar a la persona en la que se delega. Además, implica mejorar la comunicación y aumentar la productividad en general.
Tras la planificación y priorización tiene lugar la acción. Cada unas de las tareas ha de ser finalmente evaluada.
Herramientas para la Gestión del Tiempo y la Productividad
- Google Calendar, Outlook, iCal.
- Evernote.
- Basecamp, Asana, Trello (Dirección de Proyectos).
- Toggl, Hours.
- Agendas tradicionales, Excel.
Información extraída del webinar impartido por Natxo Fernández Laguna para EALDE Business School.
Etiquetas:Dirección de Proyectos, excel, Gestión del Tiempo, productividad, Trello
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Comentarios
Buena publicación. El resultado de una buena gestión del tiempo es una mayor eficacia y productividad. Para la gestión del tiempo me gustaría compartir ProofHub aquí para equipos remotos. Es la colaboración en línea y el software de gestión de proyectos que lleva sus proyectos, equipos remotos, Manage Time y clientes bajo un mismo techo, permitiéndole mantener las cosas siempre bajo su máximo control.
Gracias, interesante post.
Yo tal vez añadiría TodoIst a nivel personal, y Jira a nivel profesional, ambas para gestionar proyectos, subtareas…
Hola,
Muchas gracias por tu comentario.
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Un cordial saludo.
Gracias por compartir este artículo. Para la gestión del tiempo eficaz yo añadiría Kanban Tool. Una herramienta visual y colaborativa que efectivamente mejora la productividad y hace que el trabajo en equipo sea más fácil y rápido. Me ayuda un montón organizarme y me sirve en mi rutina diaria. Aquí hay más, si es de vuestro interés: https://twitter.com/kanbantool Saludos 😉
Hola Andrea:
Muchas gracias por tu comentario. Como señalas, la herramienta Kanban es importante para los equipos de trabajo.
Recibe un cordial saludo.