Integrar una auditoría en un sistema de cumplimiento puede ser una tarea difícil si no se tiene la información ni formación correcta. Los oficiales de cumplimiento deben ser los encargados de llevarlo a cabo y, para realizarlo con éxito, es necesario tener en cuenta varios aspectos y procedimientos.
Interacción para integrar la auditoría en sistemas de cumplimiento
La integración de una auditoría en un sistema de cumplimiento debe tener en cuenta las funciones que son competencia del Compliance Officer. Este rol en la empresa tiene cada vez más importancia, ya que gracias a sus funciones la empresa podrá minimizar los riesgos derivados del incumplimiento de las leyes y regulaciones.
Aspectos a tener en cuenta para el oficial de cumplimiento al integrar la auditoría en Compliance
En primer lugar, el oficinal de cumplimiento debe incluir en su programa laboral el tiempo que deberá a destinar cuando haya visitas de auditores en Compliance. Es necesario tener en cuenta tanto el tiempo que dedicará a la preparación de la visita, el tiempo que el auditor estará en la empresa y extras que puedan surgir. Otro factor relacionado con las visitas a tener en cuenta es si serán presenciales o no, para preparar los recursos que hagan falta al auditor previamente a su llegada.
En segundo lugar, hay que tener presente las acciones de seguimiento de la auditoría y los informes previamente realizados por otros auditores, sean externos o internos. Es necesario evaluar y coordinar la adopción de las medidas que se han impuesto para mejorar en todas las áreas de la organización.
La calidad también es un factor clave en el momento de integrar una auditoría con el sistema de cumplimiento. En caso de que existan incumplimientos, es necesario evidenciarlos e informar a la instancia competente para buscar la forma de eliminarlos. De esa forma, buscar la calidad sostenida en el tiempo en todos los departamentos de la organización.
Por último, la utilidad de estos informes es un último factor a tener en cuenta para el Compliance Officer. Podrá ver si la organización es eficiente, eficaz y razanoable. También es importante informarse de que las auditorías no sean plagios, asegurándose que servirán para mejorar en el ámbito de cumplimiento.
Políticas y procedimientos para el Compliance Officer
Las políticas, protocolos y procedimientos que el oficial de cumplimiento debe seguir sirven para determinar el alcance y responsabilidad de esta figura dentro de la empresa. Aunque sean empresas pequeñas o medianas y no tengan esta posición en su organigrama, es necesario designar también a una persona que se encargue de los sistemas de cumplimiento. Todo esto va de la mano con las diferentes actividades y planes de continuidad de negocio.
Por último, también es necesario tener en cuenta los requerimientos que puedan llegar a la empresa. La primera acción es validar la autenticidad con el fin de eliminar riesgos digitales innecesarios y después, responderlos con el tiempo estipulado.
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