En el desarrollo de proyectos de envergadura hay muchos factores a tener en cuenta en lo relativo a la planificación y la ejecución de los mismos. Uno de los factores más importantes de un proyecto, por ser el inicial, es el acta de constitución del mismo. De esta forma, todo Project Manager que tenga aspiraciones a la Dirección de Proyectos debe conocer y saber cómo elaborar el acta de constitución de un proyecto, independientemente que este sea de desarrollo de software, de ingeniería industrial o de cualquier otro tipo.
¿Qué es el acta de constitución del proyecto?
El acta de constitución de un proyecto o Project Charter es el documento que prueba la existencia y comienzo de un proyecto. Entre otros aspectos, permite dar al director del proyecto la facultad de poder ejercer su cargo en el mismo. En función del proyecto, dicho documento puede ser más o menos complejo y más o menos extenso. Un enunciado del trabajo (Statement of Work, SOW), un caso de negocio o hasta un simple contrato, puede ser el punto de partida para poder desarrollar dicha acta, por lo que entre otros elementos se considerarán estos como posibles entradas a este proceso.
Las partes del Project Charter
Por lo general el acta de constitución del proyecto forma parte del grupo de procesos de iniciación y responde a muchas cuestiones. De esta forma, en ella queda claro qué es el proyecto, quién es el director y cuál es su nivel de autoridad y por qué se está realizando el proyecto. Es decir, la justificación del mismo. Tampoco puede faltar en este Project Charter el objetivo del proyecto y la aclaración de quiénes son los stakeholders. Esto es, a quién afecta el proyecto.
A la hora de desarrollar el acta de constitución de un proyecto, también es importante plasmar qué requisitos se conocen en cuanto al alcance del mismo y cómo debe ser el producto o servicio a entregar al final del proyecto. Esto implica también recoger los requisitos que se deben cumplir para que la entrega se considere aceptada.
Un acta de constitución en Project Management tampoco debe olvidar la Gestión de Riesgos en Proyectos. De este modo, el documento debe identificar las amenazas y oportunidades que pueden afectar al proyecto.
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¿Quién firma el acta del proyecto?
Hay que tener en cuenta que en este punto del proyecto el equipo todavía no está formado. Por ello el patrocinador es la persona que debe firmar el acta. Ésta puede apoyarse en quién él estime para desarrollarla, habitualmente llamará entre otros al director del futuro proyecto.
El acta de constitución del proyecto según el PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI) se considera entrada de muchos procesos que vendrán a continuación, como por ejemplo todos los procesos que generen un plan específico de área en el grupo de procesos de planificación.
Desarrollar el acta de un proyecto según el PMBOK® Guide
El PMBOK® Guide recoge en su sexta edición un cuadro que indica los factores clave para desarrollar el acta de un proyecto. En él se reflejan las entradas, salidas y las herramientas y técnicas a utilizar. Puedes verlo en la siguiente imagen:
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Todo el proceso de constitución y elaboración de un proyecto es abordado en profundidad en el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. Se trata de un máster online que capacita para gestionar y dirigir proyectos de gran envergadura. El máster se imparte mediante la metodología Harvard y permite conciliar la vida profesional y personal con los estudios.
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