La gestión de reuniones eficaces implica una correcta preparación, desarrollo y finalización. No solamente juega un papel determinante en ella el director, sino también el resto de participantes.

En el ámbito del management, las reuniones son una parte fundamental del trabajo directivo y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio de información. Toda reunión se caracteriza por unos aspectos indispensables:

• Agenda.
• Fecha, hora y lugar.
• Duración estimada.
• Propósito.
• Asistentes, opcionales e informados.
• Documentación de base, si es el caso.

El aspecto más negativo de una reunión es u mala fama. Está extendido el concepto de que las reuniones solamente sirven para perder el tiempo.

Errores típicos en la gestión de reuniones

Los errores que se producen de forma más común al convocar una reunión son los siguientes:

• Fijar reuniones frecuentes.
• Preguntar a cada uno de los invitados qué fecha y hora les parece mejor.
• No convocar a alguien cuya presencia es absolutamente necesaria.
• Convocar a más personas de las precisas.
• Proponer una agenda vaga, que no permita preparar los temas.
• Esconder puntos de conflicto, esperando que no aparezcan en la reunión.

Entre los errores que se cometen en el desarrollo de una reunión se encuentran los siguientes:

• Permitir retrasos en el comienzo.
• Hacer la reunión aunque no hayan asistido personas indispensables. Es mejor posponerla.
• Permitir interrupciones fuera de contexto (móviles, comentarios jocosos fuera del tema, salidas y entradas de participantes, etc.).
• Volver hacia atrás en lo hablado cuando alguna persona retorna a la reunión. Esto genera retrasos y fomenta las idas y vueltas de las personas.
• Divagar, perder el objetivo de la reunión. Como mal menor, la reunión se convertirá en un brainstorming fuera del contexto de lo propuesto.
• Excederse en el tiempo.
• Finalizar sin resumir lo hablado.
• Finalizar sin alcanzar resoluciones.
• No generar ni distribuir el acta de la reunión.
• No establecer un cuadro de decisiones adoptadas con acción, responsable y fecha para cada una de ellas.

Finalmente, también suelen cometerse estos errores al culminar una reunión:

• No resumir lo tratado.
• No establecer acciones con responsable y fechas.
• No leer el acta en público y obtener, al menos, la
  aprobación de todos. Mejor si el acta se distribuye y
  firma por todos los asistentes.

Después de una reunión eficaz, resulta fundamental recoger en una esquema qué acciones se han acordado, quién es el responsable de la acción y qué plazo de tiempo se asigna para su ejecución.

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.