19 errores típicos en la gestión de reuniones

por Alejandro Riveros
07/13/2018
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La gestión de reuniones eficaces implica una correcta preparación, desarrollo y finalización. No solamente juega un papel determinante en ella el director, sino también el resto de participantes.

En el ámbito del management, las reuniones son una parte fundamental del trabajo directivo y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio de información. Toda reunión se caracteriza por unos aspectos indispensables:

  • Agenda.
  • Fecha, hora y lugar.
  • Duración estimada.
  • Propósito.
  • Asistentes, opcionales e informados.
  • Documentación de base, si es el caso.

El aspecto más negativo de una reunión es u mala fama. Está extendido el concepto de que las reuniones solamente sirven para perder el tiempo.

Errores típicos en la gestión de reuniones

Los errores que se producen de forma más común al convocar una reunión son los siguientes:

  • Fijar reuniones frecuentes.
  • Preguntar a cada uno de los invitados qué fecha y hora les parece mejor.
  • No convocar a alguien cuya presencia es absolutamente necesaria.
  • Convocar a más personas de las precisas.
  • Proponer una agenda vaga, que no permita preparar los temas.
  • Esconder puntos de conflicto, esperando que no aparezcan en la reunión.

Entre los errores que se cometen en el desarrollo de una reunión se encuentran los siguientes:

  • Permitir retrasos en el comienzo.
  • Hacer la reunión aunque no hayan asistido personas indispensables. Es mejor posponerla.
  • Permitir interrupciones fuera de contexto (móviles, comentarios jocosos fuera del tema, salidas y entradas de participantes, etc.).
  • Volver hacia atrás en lo hablado cuando alguna persona retorna a la reunión. Esto genera retrasos y fomenta las idas y vueltas de las personas.
  • Divagar, perder el objetivo de la reunión. Como mal menor, la reunión se convertirá en un brainstorming fuera del contexto de lo propuesto.
  • Excederse en el tiempo.
  • Finalizar sin resumir lo hablado.
  • Finalizar sin alcanzar resoluciones.
  • No generar ni distribuir el acta de la reunión.
  • No establecer un cuadro de decisiones adoptadas con acción, responsable y fecha para cada una de ellas.

Finalmente, también suelen cometerse estos errores al culminar una reunión:

  • No resumir lo tratado.
  • No establecer acciones con responsable y fechas.
  • No leer el acta en público y obtener, al menos, la
    aprobación de todos. Mejor si el acta se distribuye y
    firma por todos los asistentes.

Después de una reunión eficaz, resulta fundamental recoger en una esquema qué acciones se han acordado, quién es el responsable de la acción y qué plazo de tiempo se asigna para su ejecución.

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.

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Sobre el autor

Soy Alejandro Riveros, un publicista colombiano con una amplia trayectoria en el mundo del marketing y las relaciones públicas. Mi formación profesional comenzó en la reconocida Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, donde me especialicé en Publicidad. Durante mi tiempo en la universidad, adquirí los conocimientos y las habilidades necesarias para enfrentar los retos del campo laboral. Actualmente, formo parte del equipo de marketing de EALDE Business School, una institución de renombre. En esta posición, tengo la oportunidad de redactar artículos para el blog, lo cual me permite compartir mis conocimientos y experiencias con otros profesionales del ámbito empresarial. Trabajar en EALDE Business School ha ampliado mi perspectiva y me ha brindado la oportunidad de participar en proyectos educativos de gran envergadura. A lo largo de mi carrera, he tenido la valiosa oportunidad de trabajar tanto en el sector público como en el privado. Inicié mi trayectoria en equipos de relaciones públicas, donde desempeñé funciones en el desarrollo y ejecución de campañas publicitarias dentro de reconocidas agencias del medio. Esta experiencia me permitió desarrollar habilidades estratégicas y creativas, y despertó mi pasión por buscar nuevas oportunidades. El espíritu emprendedor siempre ha sido una de mis mayores motivaciones, lo cual me llevó a fundar mi propia empresa dedicada al marketing de influencia y Talent Management. Esta experiencia me permitió explorar nuevas formas de conectar a las marcas con su audiencia a través de influencers y desarrollar estrategias innovadoras para el crecimiento empresarial. Además de mi experiencia en el sector empresarial, he tenido el privilegio de formar parte de importantes equipos políticos en Colombia. Comencé mi trayectoria como miembro de la Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Senador Colombiano Antonio Navarro Wolff, donde contribuí en la elaboración y ejecución de proyectos legislativos de gran relevancia. Posteriormente, me uní a la UTL del Senador Juan Luis Castro Córdoba, donde pude seguir aportando al desarrollo de políticas públicas. Continuando mi trayectoria en el ámbito político, formé parte de la Unidad de Apoyo Normativo (UAN) del Concejal de Bogotá Juan Javier Baena Merlano. En esta posición, trabajé en la elaboración de propuestas normativas y proyectos de impacto para la ciudad. Estas experiencias me brindaron una visión integral del sistema político y la importancia de la comunicación efectiva en el ámbito público. En mi búsqueda constante de crecimiento y conocimiento, obtuve un Máster en Marketing Político de la Universidad de Alcalá de Henares en Madrid, España. Esta experiencia académica enriquecedora me permitió profundizar mis conocimientos y habilidades en el ámbito del marketing político, fortaleciendo mi capacidad para crear estrategias efectivas y comunicar mensajes persuasivos. Además de mi dedicación profesional, tengo pasiones que me acompañan en mi día a día. Soy un apasionado del fútbol, un deporte que me apasiona tanto ver como practicar. También tengo un profundo interés por la geografía, explorando diferentes culturas y países a través de la cartografía y los viajes. Además, el ajedrez es una de mis aficiones, que me desafía intelectualmente y me ayuda a desarrollar habilidades estratégicas.
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