Una de las herramientas más útiles con las que cuentan las compañías para identificar, evaluar y gestionar los riesgos a los que se enfrentan es la matriz de riesgos. Se trata de una herramienta que ayuda al gestor de riesgos de una organización a interpretar, en términos de niveles de riesgos tolerables, las actividades de la empresa. Esto puede evitar pérdidas, crisis e incluso la quiebra de una organización.
Por ello, resulta fundamental que los profesionales dedicados a la Gestión de Riesgos conozcan de forma fehaciente qué es una matriz de riesgos, para qué sirve y cuáles son los elementos a tener en cuenta para crear una.
A continuación, damos respuesta a cada uno de estos puntos.
¿Qué es una matriz de riesgo?
Lo primero de todo es definir el concepto matriz de riesgos. De este modo, será mucho más fácil sacarle provecho a esta guía.
Sin duda, se trata de un tema esencial para cualquier profesional de este ámbito, pues gracias a ella es posible garantizar la continuidad del negocio y su supervivencia.
La matriz de riesgos es un documento que permite identificar las actividades de una empresa, los riesgos inherentes a las mismas y la probabilidad de que estos riesgos se acaben materializando. Por lo general, es una herramienta flexible, que ha de documentar los procesos y evaluar el riesgo integral de una organización. Por ello, es necesario que participen en su elaboración las unidades de negocios, operativas y funcionales de la compañía.
Dicho documento está formado por dos ejes:
- Eje horizontal. Aquí se sitúa el impacto o consecuencias que tendría la materialización de cada uno de los riesgos identificados.
- Eje vertical. En este lado de la matriz de riesgos se representa la probabilidad de que cada uno de los riesgos anteriores ocurra o se materialice.
Ambos se pueden expresar como nivel alto, medio o bajo.
Y los riesgos a tratar en esta herramienta serán de todo tipo: técnico, logísticos, económicos, sociales o ambientales. Lo importante es añadirlos todos.
La matriz de riesgos permite ubicar un riesgo que tenga, por ejemplo, probabilidad 3 y consecuencias 3, en la coordenada (3.3). Por lo tanto, la matriz de riesgos permite posicionar cada uno de los riesgos en un espacio bidimensional.
Posicionar los riesgos en una matriz de riesgos sirve para tomar decisiones, ya que los riesgos que estén más arriba y a la derecha, por ejemplo, pueden ser los riesgos en los que hay que tomar acciones directas y radicales. Por el contrario, los que estén abajo y a la izquierda, pueden ser los que tengan menor probabilidad y consecuencia. Estos últimos no serán tratados o serán aceptados simplemente.
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Elementos imprescindibles para crear una matriz de riesgos
Ahora que tenemos claro qué es la matriz de riesgos, veamos qué elementos se deben considerar para su creación.
Como experto, esto será clave en la obtención de resultados y en un mayor control de lo que ocurre en las organizaciones.
Dicho esto, tras una primera fase en la que se analizan los objetivos estratégicos del negocio, la elaboración de la matriz de riesgo ha de contar con los siguientes elementos:
- Identificación de riesgos: El documento debe contener la identificación de los riesgos asociados a las actividades de la empresa. Estos riesgos pueden ser inherentes a la propia actividad de la empresa (por ejemplo, que un banco se vea afectado por una crisis financiera mundial). Unos factores o riesgos inherentes pueden ser más relevantes que otros, por lo que es necesario establecer una prioridad.
- Determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos: Como vimos en su definición, otro elemento que debe contener toda matriz de riesgos es el apartado de probabilidad. Es decir, se ha de establecer una clasificación donde se establezca la probabilidad de que un riesgo ocurra. Esta clasificación puede ser cualitativa o cuantitativa. Además de la probabilidad de que ocurran los riesgos, es necesario incluir en este apartado el impacto que puede tener sobre la compañía (puede ser bajo, medio o alto, por ejemplo).
- Evaluación de la calidad de gestión: Tras realizar la valoración del riesgo, el siguiente paso imprescindible a la hora de crear una matriz de riesgos es evaluar si los controles establecidos por la empresa para mitigar los riesgos son eficaces. Esto ayudará a reducir el indicador de riesgo inherente neto de la empresa.
- Calcular el riesgo neto o residual: Este elemento se calcula teniendo en cuenta el grado de materialización de los riesgos inherentes y la gestión establecida por la administración para mitigar esos riesgos. Conociendo el “riesgo residual”, la dirección de la empresa podrá tomar mejores decisiones para continuar o no con una actividad, en función de su nivel de riesgo, o reforzar los controles sobre los mismos.
Mapas de riesgos y mapa de calor en Gestión de Riesgos
Antes de continuar, es preciso mencionar qué son los mapas de riesgos y el mapa de calor, pues hay personas que suelen confundir estos conceptos con la propia matriz de riesgos. Y, como podrás imaginar, es esencial marcar las diferencias para hacer un buen uso de todas estas herramientas.
Un mapa de riesgos es una tabla de 2×2, normalmente una tabla cruzada, que se organiza en columnas. En la primera se colocan los posibles eventos que pueden aportar incertidumbre al objetivo de la empresa u organización. Y, en las siguientes columnas, se colocarán las probabilidades, consecuencias o variables que puedan explicar dichos eventos.
Por su parte, el mapa de calor es una matriz de riesgos en la que, en lugar de indicar la probabilidad y consecuencia de un riesgo de forma numérica o con conceptos como “crítico”, “alto”, “bajo”, se hace con colores, como pueden ser rojo, verde o naranja. De esta forma, un mapa de calor siempre va a ser también una matriz de riesgos, pero una matriz de riesgos no tiene por qué ser un mapa de calor.
Además, hay que tener en cuenta que el mapa de calor se presenta de forma asimétrica. Es decir, que si en el mapa hay tanta área verde, como roja o naranja, no quiere decir que sea correcto, puesto que supondría que el apetito al riesgo de una organización es simétrico. Se tiene tanto aversión al riesgo como propensión al riesgo. Sin embargo, en cada organización la tolerancia a cada riesgo varía. Puede haber organizaciones en las que todo el mapa sea verde, porque todos los riesgos sean tolerables. O, por el contrario, empresas donde una gran parte de los riesgos sean rojos, porque el nivel de tolerancia es mínimo.
Pasos para la elaboración de la matriz en Risk Management
Ahora sí, es el momento de pasar a explicar cómo hacer una matriz de riesgos. Como vas a ver, el proceso se divide en tres pasos.
Recordemos que se trata de una de las herramientas más útiles a la hora de evaluar y gestionar los riesgos a los que se enfrentan todas las empresas en su día a día.
Su conocimiento resulta imprescindible para los profesionales dedicados a la Gestión de Riesgos. Cualquier experto en risk management debería conocer los pasos que vamos a describir a continuación.
Veamos cómo elaborar matrices de riesgo.
1. Identificar las actividades principales de la empresa y los riesgos inherentes
El primer paso para crear una matriz de evaluación de riesgos es identificar las actividades y productos principales de la empresa. Además de ello, resulta importante señalar los riesgos a los que está expuesto cada una. Un riesgo puede ser, por ejemplo, que un producto no se venda como estaba previsto. Otro ejemplo es que la compañía incurra en el incumplimiento de alguna normativa debido a algún proceso determinado.
En esta fase también han de tenerse en cuenta los factores de riesgo inherentes. Es decir, aquellos riesgos que son intrínsecos a cualquier actividad, y que pueden surgir, por ejemplo, por los cambios en las condiciones de la economía.
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2. Determinar la probabilidad de que el riesgo ocurra
El siguiente factor para hacer una matriz de riesgos en una organización es determinar la probabilidad de que los riesgos acaben ocurriendo. El análisis de la probabilidad de que el riesgo o la amenaza se acabe produciendo puede ser cuantitativo o cualitativo. Aunque la clasificación depende de la metodología que utiliza el profesional de Gestión de Riesgos, la probabilidad se puede calificar, por ejemplo, como raro, poco probable, posible, muy probable o casi seguro.
Para determinar la probabilidad, las organizaciones pueden utilizar herramientas matemáticas o softwares especializados. No obstante, suele ser necesario estudiar un Máster en Gestión de Riesgos para aprender a dominar estas herramientas.
3. Calcular el impacto y las consecuencias del riesgo
El último parámetro clave para elaborar una matriz de administración de riesgos es la valoración del impacto o las consecuencias que el riesgo puede causar en la compañía. Este impacto se puede calificar, por ejemplo, en un rango de 1 a 5, en el que el número 1 es un impacto muy bajo y el número 5 un impacto muy alto. En este último caso sería necesario implementar rápidamente medidas de prevención del riesgo, para la actividad o el proceso concreto, que puede impactar negativamente en la empresa.
4. Representación de la matriz de riesgos
Tras establecer estos parámetros, el último paso sería la representación gráfica de la matriz de riesgo. Para ello, se pueden utilizar colores, con el fin de mejorar la lectura de la matriz y facilitar su análisis. Esta matriz tiene que ayudar a tomar decisiones y establecer controles a partir de un simple vistazo de la misma.
En función de los resultados de la matriz, los especialistas en risk management tendrán que evaluar si los controles sobre los riesgos a los que se enfrenta la empresa están siendo eficaces. A raíz de ello, se podrán implementar medidas más eficientes para mitigar el riesgo.
Si el proceso se lleva a cabo de forma correcta, la matriz de riesgos facilita el control sobre aquellos riesgos más críticos y la gestión de los recursos de los que disponen las empresas. Además, ayuda a implementar las directrices recogidas en la ISO 31000.
Ejemplo de matriz de riesgo
¿Qué tal si ahora planteamos un ejemplo de matriz de riesgo? Imaginemos un proyecto de desarrollo de software para una nueva aplicación móvil. En este caso, algunos riesgos identificados, así como su probabilidad e impacto, podrían ser:
1. Retraso en el desarrollo debido a problemas de compatibilidad con diferentes dispositivos.
- Probabilidad: Media
- Impacto: Alto
2. Escasez de recursos humanos especializados.
- Probabilidad: Baja
- Impacto: Medio
3. Vulnerabilidad de seguridad en el sistema.
- Probabilidad: Alta
- Impacto: Alto
4. Cambios en los requisitos del cliente durante el desarrollo.
- Probabilidad: Alta
- Impacto: Medio
5. Problemas de integración con sistemas heredados.
- Probabilidad: Media
- Impacto: Medio
Al ubicar estos riesgos en la matriz de riesgos, el equipo del proyecto puede visualizar claramente aquellos que tienen una alta probabilidad de ocurrencia y un impacto significativo en el desarrollo del software.
Esto permite que el equipo se concentre en la planificación y la implementación de estrategias para mitigar estos riesgos, como realizar pruebas exhaustivas de compatibilidad, buscar recursos adicionales con habilidades específicas, implementar medidas de seguridad avanzadas y mantener una comunicación constante con el cliente para gestionar los cambios en los requisitos.
Herramientas complementarias a la Matriz de Riesgos
Por último, es importante destacar que, además de la propia matriz de riesgos, existen diferentes técnicas de análisis de riesgos, como el brainstorming, la matriz DAFO, el diagrama fishbone y la revisión de documentación, que permiten la identificación de riesgos externos e internos.
Como experto en esta materia, lo ideal es conocerlas para poder aplicarlas cuando sea necesario. En los siguientes párrafos las describimos:
Risk Breakdown Structure (RBS) como punto de partida
Hay documentación de soporte adicional para la Gestión de Riesgos. Se puede partir del Risk Breakdown Structure (RBS), con la identificación de los riesgos internos y externos que pueden tener lugar en cada uno de los puntos del proyecto.
Diagrama de fishbone en Risk Management
El diagrama de fishbone representa con la forma de la espina de un pescado en la que se plasman las causas que pueden provocar diferentes riesgos. Estos riesgos conducen finalmente a un problema determinado al que habrá que anticiparse.
Brainstorming como soporte a la Gestión de Riesgos
La técnica del brainstorming también permite la identificación de riesgos. Cada uno de los implicados en el proyecto apunta aquellos riesgos que considera que se pueden terminar produciendo.
Análisis DAFO para el Risk Management
A partir del brainstorming realizado con anterioridad, se puede realizar un análisis DAFO en la que introducir como oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas los riesgos identificados.
La elaboración de la matriz de riesgos implica el establecimiento de unos criterios de probabilidad e impacto. A cada uno de los riesgos identificados se le otorga un valor numérico.
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Mientras tanto, ¿quieres seguir aprendiendo sobre la matriz de riesgos? Aquí te dejamos un vídeo relacionado:
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