El alcance de un proyecto incluye todo el trabajo necesario para realizar el proyecto y todo lo que se requiere para que ese trabajo se completado satisfactoriamente. En definitiva, el alcance define qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Por lo tanto, la correcta gestión del alcance del proyecto conduce al cumplimiento de las expectativas y al éxito del mismo.
Tipos de alcance de un proyecto
El alcance del proyecto es abordado en la Guía del PMBOK ®, el manual de referencia de todo director de proyectos. En este sentido, planificar el alcance implica tener en cuenta el trabajo estrictamente necesario para completar el proyecto, dejando claro los trabajos que están y los que no están incluidos en el desarrollo del mismo.
En Project Management, el alcance puede hacer referencia a distintos aspectos dependiendo del proyecto:
- Alcance del producto. Hace referencia a las características y funciones del producto, servicio o resultado del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se establece atendiendo a los requisitos de éste.
- Alcance del proyecto. Hace mención al trabajo hecho para la entrega del producto, servicio o resultado. Este alcance también incluye el alcance del producto. El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se establece considerando el Plan de Dirección del Proyecto.
En función del ciclo de vida del proyecto y del tipo de proyecto del que se trate, la definición del alcance se realizará de forma distinta.
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La administración del alcance de un proyecto
La supervisión y control del alcance del proyecto consiste en validar que se ha realizado una correcta entrega y aceptación de todo el trabajo incluido en el alcance. También implica medir su progreso, valorar su rendimiento y gestionar adecuadamente los cambios de alcance que hayan sido acordados.
El eje central de la gestión del alcance es establecer una línea base para el alcance del proyecto. Es decir, una referencia que incluya todos los productos a entregar (también llamado entregables) y todo el trabajo que hay que realizar para completarlos. Para la definición y gestión del alance, el PMI aconseja seguir una serie de procesos específicos.
El papel de la dirección de proyectos
A la hora de gestionar el alcance de un proyecto, la dirección del mismo juega un papel fundamental. Entre las principales acciones que debe llevar a cabo encontramos las siguientes:
- Analizar y comprender el alcance. El project manager debe conocer los requisitos, criterios, supuestos, restricciones y demás cuestiones relacionadas con los trabajos a realizar en el proyecto y saber la forma en que se van a gestionar.
- Identificar y capturar la información necesaria y transformarla en un plan de gestión del alcance del proyecto.
- Confeccionar y aprobar el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y su diccionario. Cabe tener en cuenta que estos tres aspectos son los que se utilizan para validar el alcance del proyecto.
- Medir y supervisar. Tiene que garantizar que se están cumpliendo con los plazos de entrega y que los entregables están siendo aceptados por el cliente o usuario final.
- Adoptar acciones apropiadas para que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con el plan de gestión del alcance del proyecto. Esto implica toma decisiones y tratar adecuadamente los cambios de alcance que se hagan.
No obstante, cabe tener en cuenta que, en proyectos ágiles, el alcance es definido y redefinido a lo largo del proyecto, y no al principio, como en proyectos más tradicionales.
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