Una mala gestión documental en Dirección de Proyectos conlleva problemas que afectan a la seguridad de los datos, pérdida de tiempo o desorganización. Se recomienda al director de proyectos que siga unas pautas para evitar estas incidencias y gestionar los documentos de forma eficaz en Project Management.

Problemas derivados de una mala gestión documental para la Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos puede enfrentarse a varios problemas como consecuencia de una mala gestión documental:

• Información duplicada. Implica no saber cuál es la última versión de los documentos.
• Desorganización. El cliente percibe la desorganización de la empresa.
• No disponibilidad automática de documentos. Conlleva tiempos de espera, para la recepción del documento, sobre todo en el caso de empresas con varias oficinas.
• Seguridad de datos. La información en formato papel puede ser más vulnerable.
• Oficinas desbordadas de documentos. El almacenamiento de papel implica un mayor coste.
• Pérdida de tiempo.

Ventajas de la información automatizada para el Project Management

La información automatizada aporta múltiples ventajas a las empresas:

• Archivo de correos electrónicos. La información archivada exclusivamente en los correos electrónicos corre un riesgo de fuga.
• Ubicación en distintos servidores/carpetas compartidas. En ocasiones no se sabe exactamente en que ubicación se encuentra la información.
• Tratamiento especial/diferente en cada aplicación.
• Carencia de accesos homogéneos.
• Seguridad limitada de los documentos. Las políticas de seguridad resultan difíciles de tratar con la información distribuida en servidores.
• Políticas distintas en función del lugar de almacenamiento.

Pautas para una gestión documental eficaz en Dirección de Proyectos

Las gestión documental eficaz en Dirección de Proyectos se sustenta en las siguientes pautas:

1. Utilizar un Sistema de Gestión Documental.
2. Establecer una organización y clasificación documental común (taxonomía) para toda la empresa.
3. Fijar una política de gestión de documento online.
4. Crear hábito dentro de la empresa, comenzando por uno mismo.
5. Utilizar la nube.
6. Digitalización de los documentos en papel.
7. Revisión periódica del sistema de catalogación, para adaptarlo a las necesidades evolutivas.
8. Establecer una política de seguridad(definición de usuarios, accesos, etc.).
9. Fijar una política de respaldos, caducidad y destrucción.

Información extraída del webinar impartido por Ángel Hidalgo Marín para EALDE Business School.