Los negocios pueden beneficiarse de las ventajas que la gestión documental les aporta para la Dirección de Proyectos. Alfresco es una de las herramientas que permite a las empresas optimizar el valor de la información.

Beneficios de la Gestión Documental para la Dirección de Proyectos

La gestión documental aporta múltiples beneficios a la Dirección de Proyectos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

• Rapidez y acceso inmediato.
• Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
• Resolución del problema de localización.
• Control total sobre la documentación e información.
• Información compartida entre diferentes usuarios.
• Fácil y rápida distribución o envío de documentos.
• Ahorro material, impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,… ).
• Eliminación de desplazamientos.
• Ahorro de espacio físico.
• Seguridad y fiabilidad.

Alfresco como solución innovadora para la Gestión Documental en Project Management

La herramienta Alfresco de gestión documental permite optimizar el valor de la información. Se trata de una solución que hace posible afrontar la demanda de ECM (Enterprise Content Management) en Dirección de Proyectos. Cubre las siguientes necesidades:

• Gestión de documentos.
• Colaboración empresarial.
• Gobierno de la información.
• Gestión de procesos.
• Archivo de contenidos.

El enfoque recomendado se basa en la utilización del gestor documental como un back-end encargado de gestionar de forma permanente la complejidad documental para las diferentes áreas y usuarios, mediante un front-end de aplicaciones personalizadas.

Beneficios y ventajas de Alfresco

Alfresco aporta los siguientes beneficios y ventajas al Project Management:

• Versionamiento. Creación de versiones de los documentos mantenidas por el propio gestor.
• Seguimiento de los documentos y de la información asociada a estos (consultas, modificaciones, versiones, etc.).
• Digitalización de los documentos.
• Colaboración en torno a la documentación.
• Seguridad de los documentos.
• Comodidad.
• Notificaciones en torno a la gestión documental.
• Integración.

El director de proyectos dispone de herramientas como esta para un gestión documental eficaz.

Información extraída del webinar impartido por Ángel Hidalgo Marín para EALDE Business School.