Los profesionales dedicados a la gestión de proyectos han de dominar un lenguaje estándar internacional en este ámbito. En este sentido, los principales conceptos están plasmados en el PMBOK® Guide, elaborado por el Project Management Institute (PMI). Se trata de la guía de referencia para todo project manager. De ella se pueden extraer los principales conceptos básicos de la dirección de proyectos. Dominando esta terminología, el trabajo será más fácil de realizar y se podrán alcanzar los objetivos con éxito.
Terminología de la gestión de proyectos
Entre los principales conceptos del PMBOK® Guide para se encuentran las siguientes definiciones. Todas responden al estándar o metodología del PMI.
- Definición de Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se realiza para llevar a cabo un producto, un servicio o un resultado único. Tiene un principio y un final bien definido. Su culminación puede tener como resultado el alcance de los objetivos en el mejor de los casos.
- Concepto de Dirección de Proyectos: Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, para cumplir con sus requisitos. Para lograrlo se han de aplicar los 47 procesos de dirección de proyectos distribuidos en los 5 grupos de procesos (iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, cierre) del PMBOK® Guide.
- Triple restricción en proyectos: se compone de los elementos del alcance, el tiempo y el coste, alrededor de la calidad del proyecto. Cualquier cambio en uno de estos elementos afecta al resto.
- Ciclo de vida del proyecto: fases por las que atraviesa un proyecto, desde el inicio hasta el cierre.
- Alcance del proyecto: Es el trabajo que es necesario realizar para suministrar un producto, servicio o resultado con funciones y características especificadas previamente.
- Entrada: Hace referencia a cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido por un proceso para que dicho proceso continúe. Puede ser un resultado de un proceso predecesor.
- Fase del proyecto: Es un conjunto de actividades del proyecto relacionadas lógicamente, que culmina con la finalización de uno o más entregables.
- Project Management Office (PMO): Oficina de Dirección de Proyectos. Su misión es estandarizar los procesos de gestión y compartir los recursos, metodologías, herramientas, técnicas entre los jefes de los proyectos. Existen PMO de apoyo, con una función consultiva; PMO de control, con función de soporte; y PMO directivas, con función de control.
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Más conceptos de la administración de proyectos
Podemos encontrar más conceptos útiles para entender la dirección de proyectos. Entre ellos, destacamos los siguientes:
- EDT (Estructura de Desglose del Proyecto): Es la representación gráfica de las distintas actividades que conforman un proyecto. Su uso permite permite planear y controlar de forma adecuada ese proyecto.
- Análisis Coste-Beneficio del proyecto: Es una técnica de análisis financiero que permite calcular los beneficios proporcionados por un proyecto frente a los costes previsibles necesarios para llevarlo a cabo.
- Cierre del proyecto: Es el proceso de finalización de todas las actividades de los grupos de procesos de la dirección de proyectos, para completar formalmente un proyecto o una fase del mismo.
- Interesado o stakeholder: Son los individuos u organizaciones que pueden afectar, o verse afectado, por las decisiones y actividades del proyecto. Una correcta gestión de los interesados es vital para alcanzar el éxito del proyecto.
- Programa: grupo de proyectos relacionados, compuesto por subprogramas y actividades, cuya gestión se realiza de modo ordenado para obtener unos beneficios que no se obtendrían si se hiciesen de forma individual.
- Salidas del proyecto: Son los productos, resultados o servicios generados por un proceso.
- Gestión de riesgos: Consiste en identificar, evaluar y tratar los riesgos e incertidumbres a los que se enfrentan todos los proyectos. Estos riesgos también pueden convertirse en oportunidades.
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